Idea , GDPdu und Chi²: Fachchinesisch und Zukunftsmusik, oder Realität? Durch die im Rahmen des Steuersenkungsgesetzes vom 23.10.2000 festgelegten Änderungen der Abgabenordnung erhält die Finanzverwaltung ab dem 1.1.2002 im Rahmen von Betriebsprüfungen weitgehende Zugriffsrechte auf die Datenverarbeitungssysteme von Unternehmen.

Während sich früher Prüfer Tage, Wochen sogar Monate mit der Sichtung von Belegen beschäftigten, kennt der Finanzbeamte heute andere Mittel, der Belegflut Herr zu werden. Inventurdifferenzen, Kassenprüfung und Rechnungskontrolle z.B. Lückenanalysen mussten früher mühsam per Hand nachvollzogen werden – mit modernen technischen Möglichkeiten sind derartige Checks nach Plausibilität und Ordnungsmäßigkeit oft nur einen Knopfdruck von der Finanzverwaltung entfernt.

Um unsere Kunden und uns selbst vor unliebsamen Überraschungen zu schützen, setzen wir uns bereits seit der Einführung im Jahr 2000 mit dem Handwerkszeug der Finanzverwaltung auseinander um Sie möglichst schon im Vorfeld bzw. bei der Planung Ihres EDV Systeme optimal zu beraten. So ist zum Beispiel eine sinnvolle Trennung von sensiblen bzw. aufbewahrungspflichtigen Daten unerlässlich.

Wenn Finanzamt oder dem Deutschen Rentenbund in regelmäßigen Abständen die Betriebs- Lohnsteuer- und Sozialversicherungsprüfungen vornimmt, fungieren wir als Ansprechpartner und stellen den jeweiligen Prüfern unsere Räume und die entsprechende Infrastruktur zur Verfügung.

Was ist eine elektronische Betriebsprüfung?

Seit 2002 haben die Finanzämter das Recht, im Rahmen von steuerlichen Außenprüfungen die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellte Buchführung eines Steuerpflichtigen elektronisch zu prüfen (§ 147 Abs. 6 AO).

Nach einer Anlaufphase geht die Finanzverwaltung nun mehr und mehr zur elektronischen Außenprüfung über und nutzt hierfür insbesondere die für diesen Zweck weiterentwickelte Prüfsoftware IDEA.

Welche Zugriffsmöglichkeiten hat die Finanzverwaltung?

  • Unmittelbarer Datenzugriff
    Der Prüfer verwendet die unternehmenseigene Hard und Software zur Auswertung der Daten.
  • Mittelbarer Datenzugriff
    Der Prüfer lässt die Daten nach seinen Vorgaben durch das Unternehmen auswerten.
  • Datenträgerüberlassung
    Der Prüfer lässt sich die zu prüfenden Daten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger (z. B. CD-ROM oder DVD) übergeben und führ t die Prüfung mit Hilfe seines eigenen Laptops und der Prüfsoftware IDEA durch.

Der Prüfer kann zwischen diesen Zugriffsarten wählen bzw. sie auch parallel nutzen. Ein Online-Zugriff auf die Datenbestände des Unternehmens ist der Finanzverwaltung jedoch nicht gestattet.

Welche Daten sind Gegenstand der elektronischen Außenprüfung?

Gegenstand der elektronischen Außenprüfung sind – wie bisher – alle Unterlagen nach § 147 AO. Dies sind im Wesentlichen:

  • Buchführung, Jahresabschlüsse, Inventare
  • Empfangene und (in Kopie) versandte Handels- und Geschäftsbriefe (hierzu können auch E-Mails gehören)
  • Buchungsbelege
  • Sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind

Der Unternehmer hat alle steuerlich relevanten Daten für die Prüfung bereit zu halten.Welche Daten dies sind, ist im jeweiligen Einzelfall zu entscheiden. Hierfür gibt es keine allgemein gültige Definition.

Der Unternehmer muss diese Dokumente in maschinell auswertbarer Form zur Prüfung bereithalten.

Das bedeutet, dass der Prüfer auf alle gespeicherten Daten einschließlich der Stammdaten und Verknüpfungen mit Sortier- und Filterfunktionen frei zugreifen können muss.

Achtung: Die maschinelle Auswertbarkeit muss der Unternehmer nicht gewährleisten, wenn die Unterlage zwar mit Hilfe eines EDV-Systems erstellt wurde , aber nicht zur Weiterverarbeitung in einem EDV-gestützten Buchführungssystem geeignet ist (z. B. Textdokumente wie Handels- oder Geschäftsbriefe).

In Papierform erstellte Dokumente können auch weiterhin in Papierform aufbewahrt werden.

Worauf muss der Unternehmer außerdem achten?

Der Unternehmer muss dem Prüfer nur solche Daten zur Prüfung zur Verfügung stellen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Das bedeutet, dass er die steuerlich relevanten Daten von vornherein von den übrigen Daten in seinem EDV-System trennen sollte.

Sinnvoll ist es auch, diese Trennung nach Jahren und nach Steuerarten vorzunehmen.

Achtung: Erlangt der Prüfer Einsicht in Unterlagen, die für die konkrete Prüfung nicht relevant sind, so darf er sie dennoch nutzen. Es besteht hierfür kein Verwertungsverbot!

Der Unternehmer ist verpflichtet, für die Unveränderbarkeit des Datenbestandes zu sorgen.

Die Finanzverwaltung geht nämlich davon aus, dass die Unveränderbarkeit generell gewährleistet und eine Veränderung des Datenbestandes durch den Prüfer somit von vornherein ausgeschlossen ist. Der Unternehmer kann sich deshalb später nicht darauf berufen, dass Daten durch den Prüfer verändert worden seien.

Was ist bei der Archivierung zu beachten?

Zu den in elektronischer Form bereitzuhaltenden Unterlagen zählen diejenigen Unterlagen,

  • die in elektronischer F orm in das EDV-System eingehen (z. B. elektronische Lieferantenrechnungen)
    und
  • die mit Hilfe des EDV-Systems erstellt wurden.

Welche Zeiträume darf die Finanzverwaltung elektronisch prüfen?

Seit dem 1. Januar 2002 hat die Finanzverwaltung grundsätzlich das Recht, auch auf elektronische Daten vorangegangener Wirtschaftsjahre zuzugreifen.

Der Unternehmer muss dafür sorgen, dass elektronische Daten, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, während der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von sechs bzw. zehn Jahren maschinell lesbar und auswertbar bleiben.

Hiervon gibt es Ausnahmen:

  • Vor dem 1. Januar 2002 archivierte Daten brauche nicht wieder in das aktuelle EDV -System eingespielt zu werden, wenn dies für den Unternehmer mit unverhältnismäßig hohem Aufwand verbunden wäre (z. B. fehlende Speicherkapazität, Wechsel der
    Hard- oder Software). In diesem Fall müssen die Daten mindestens maschinell lesbar gemacht werden können. Maschinelle Auswertbarkeit ist nicht erforderlich.
  • Eine Sonderregelung besteht für Unternehmer mit abweichendem Wirtschaftsjahr. Hier kann sich der Beginn der Archivierungspflicht elektronischer Daten unter Umständen auf den Beginn des nächsten Wirtschaftsjahres verschieben.

Achtung: Die maschinelle Auswertbarkeit muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist (s. o.) gewährleistet bleiben. Der Unternehmer hat dies insbesondere bei Archivierung und Systemumstellung zu beachten.

Welche Sanktionsmöglichkeiten hat die Finanzverwaltung?

Wenn der Unternehmer den elektronischen Zugriff nicht in ausreichendem Maße gewährleistet, kann die Finanzverwaltung diesen mit Hilfe von Bußgeldern oder Zwangsmitteln durchsetzen.

Wie kann sich der Unternehmer auf eine elektronische Betriebsprüfung vorbereiten?

Der Unternehmer sollte rechtzeitig dafür sorgen, dass sein EDV-System den elektronischen Datenzugriff gewährleistet, denn wenn das Finanzamt erst einmal den Prüfungstermin festgelegt hat, ist es hierfür meistens schon zu spät!

Bei allen Fragen zur elektronischen Betriebsprüfung, z. B. hinsichtlich der Abgrenzung der steuerlich relevanten Daten, sollte sich der Unternehmer an seinen Steuerberater wenden, denn nur dieser ist zur Hilfeleistung in Steuersachen befugt. Bei der rein technischen
Umsetzung kann der Systempartner dem Unternehmer behilflich sein.

Weitere Informationen

Das Bundesfinanzministerium hat mit Schreiben vom 16. Juli 2001 aktualisiert 2014 die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“ erläutert. Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) werden im Zusammenwirken zwischen Finanzverwaltungen von Bund und Ländern, Wirtschaftsverbänden und den steuerberatenden Berufen abgestimmt. Das BMF-Schreiben fasst die Anforderungen der Finanzverwaltung an eine IT-gestützte Buchführung praxisgerecht zusammen und sorgt für die für die Unternehmen wichtige Rechtsklarheit

Das BMF schreiben finden Sie hier: Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) 

Bitte beachten Sie diesbezüglich auch die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen

Hier haben wir ein Dokument für Sie zusammengestellt, welche Unterlagen nach dem 31.12.2014 vernichtet werden können.

http://www.stb-scheck.de/aufbewahrungsfristen/