Elena - neues Meldeverfahren für Arbeitgeber

Mit dem elektronischen Entgeltnachweis (ELENA) müssen ab 1. Januar 2010 für jeden Arbeitnehmer mit jeder Entgeltabrechnung umfangreiche Daten an eine zentrale Speicherstelle übermittelt werden (Ausnahme: Geringfügig Beschäftigte im Privathaushalt, Ver-sorgungsbezugsempfänger).

Selbstverständlich übernehmen wir diese neue Meldung im Rahmen der Lohn- und Gehaltsabrechnung für Sie.

Was bedeutet ELENA für Arbeitgeber?

Das ELENA-Verfahrensgesetz wird die Arbeit in den Lohn- und Personalbüros nachhaltig
verändern. Lohnsachbearbeiter benötigen künftig viel mehr Informationen, als bisher. In
bestimmten Situationen können - unabhängig vom "normalen" Termin der
Lohnabrechnung - Meldungen und damit auch Lohnabrechnungen erforderlich werden.
Die Abläufe in den Lohn- und Personalbüros müssen an die neuen Anforderungen
angepasst werden. Dies gilt sowohl für Kanzleien als auch für Unternehmen, die die
Lohnabrechnung selbst durchführen. 

So müssen zum Beispiel folgende abrechnungsbezogene Stamm-  und Bewegungsdaten bereitgestellt werden:

• Versicherungsnummer
• Familienname, Vorname, Geburtsdatum und Anschrift
• Name und Anschrift des Arbeitgebers
• Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebes

 
Umfangreiche Angaben zu den Bezügen:

• Gesamt-Brutto
• Steuer- und SV-Brutti
• sv-rechtliche Abzüge
• steuerfreie Bezüge
• und viele weitere Angaben

Darüber hinaus müssen noch abrechnungsunabhängige Daten bereitgestellt werden. Für
Auszubildende müssen zum Beispiel Angaben wie „Beginn der Ausbildung“ und das
„voraussichtliche Ende der Ausbildung“ übermittelt werden. Ab Mitte 2010 genügt es
auch nicht mehr, bei der Kündigung eines Arbeitnehmers dem Lohnsachbearbeiter nur
das Austrittsdatum des Arbeitnehmers mitzuteilen. Bei einer Kündigung sind
beispielsweise noch folgende Informationen zu übermitteln:

• befristetes Arbeitsverhältnis j/n
• Kündigungsdatum
• schriftliche Kündigung j/n
• betriebsbedingte Kündigung j/n
• Kündigungsschutzklage j/n
• Kündigung per Post j/n
• Schilderung des vertragswidrigen Verhaltens („Freitext“)
• …

Beschreibung des Übermittlungsverfahrens

Im April 2009 trat das Gesetz über den Elektronischen Entgeltnachweis (ELENA) in Kraft.
Das Gesetz sieht vor, dass Arbeitgeber ab  1. Januar 2010 Entgelt- sowie zahlreiche
weitere Daten ihrer Beschäftigten verschlüsselt an die zentrale Speicherstelle (ZSS)
übermitteln müssen. Die Zentrale Speicherstelle ist bei der Rentenversicherung in
Würzburg angesiedelt. 

Derzeit müssen Beschäftigte  bei Behörden Papierbescheinigungen vorlegen, wenn sie
(Sozial-) Leistungen beantragen. Beim Arbeitslosengeld I, Bundeserziehungsgeld oder
Wohngeld entfällt dies ab Januar 2012. Die Papierbescheinigungen werden durch ein
elektronisches Verfahren ersetzt. Die Arbeitgeber werden künftig nicht mehr
anlassbezogen schriftliche Bescheinigungen ausstellen, sondern monatlich
Einkommensdaten an die zentrale Speicherstelle melden. Von dieser zentralen
Speicherstelle rufen die jeweils berechtigten Behörden zusammen mit dem Antragsteller
bei Bedarf die Daten ab und berechnen auf deren Grundlage die Leistungen.

Ab 2012 sollen zunächst 5 Bescheinigungen auf Papier entfallen:

• Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III
• Nebeneinkommensbescheinigung nach § 313 SGB III
• Auskunft über die Beschäftigung nach § 315 Abs. 3 des SGB III
• Auskünfte über den Arbeitsverdienst zum Wohngeldantrag nach § 23 Abs. 2
• des Wohngeldgesetzes
• Einkommensnachweise nach § 2 Abs. 7 Satz 4 und § 9 des Bundeselterngeld-
• und Elternzeitgesetzes

Die Arbeitgeber übermitteln jeden Monat einen gesetzlich festgelegten Datensatz an die
zentrale Speicherstelle in Würzburg. Dort werden die Daten verschlüsselt und
gespeichert. Dieser Datensatz enthält dann alle notwendigen Angaben für
Leistungsberechnungen wie zum Beispiel Arbeitslosengeld oder Wohngeld.
 
Die folgenden Felder sind bereits in  den DATEV-Programmen zur Lohnabrechnung
enthalten und müssen ab 1. Januar 2010 von den Anwendern gefüllt werden:

• Name und Telefonnummer Ansprechpartner im Unternehmen
• Verfahrensnummer bei Beamten (bei Beamten ist keine Versicherungsnummer
• hinterlegt – für die Beschäftigten muss eine Verfahrensnummer beantragt werden)
• Daten zur Ausbildung (Auszubildende, deren Ausbildung vor 2010 begonnen hat und
• die 2010 oder später endet.
• Angaben zur Arbeitszeit (Eingabe der wöchentlichen, alternativ der monatlichen
• Arbeitszeit)
• Angaben zur Abrechnung von Heimarbeitern

 
Ab 2012 wird jeder Arbeitnehmer, der einen Entgeltnachweis zur Beantragung von
Arbeitslosengeld, Wohngeld oder Bundeselterngeld benötigt, der zuständigen Behörde
unter Einsatz seiner Signaturkarte den Zugang zu den bei der ZSS gespeicherten Daten
ermöglichen können. Mit dem Einsatz der digitalen Signatur werden die Daten wieder
entschlüsselt und für die zuständigen Behörden verwendbar.