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Einführung in die Buchhaltung - Buchhaltungskurs für Praktiker
II. Wie buche ich was? - Buchungssätze - KontierungslexikonI. GrundlagenJeder Unternehmer muss spätestens am Jahresende seinen Gewinn ermitteln, regelmäßig eine Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt senden sowie Geschäftsvorfälle dokumentieren und wertmäßig erfassen. Dies alles leistet eine Buchhaltung - und natürlich noch einiges mehr. Ausgehend von der Bilanz zeigen wir Ihnen, wie eine Buchhaltung aufgebaut ist, wie Gewinn und Verlust ermittelt werden, warum es Konten gibt und wie Sie selbstständig Buchungssätze formulieren. Auch wenn Sie ihren Gewinn mittels Einnahme-Überschuss-Rechnung ermitteln, sollten Sie dieses Kapitel unbedingt lesen. Die Grundlage der doppelten Buchführung ist die Bilanz. Aus ihr leiten sich alle weiteren Begriffe ab. Deshalb ist es besonders wichtig, dass Sie das Prinzip der Bilanz verstanden haben, bevor Sie sich den anderen Themen zuwenden. Eigentlich ist es ganz einfach:
Das bedeutet: Eigenkapital = Vermögen - Schulden. Diese Einführung ist für Nutzer der Online Buchhaltungssoftware Collmex
gedacht. Auch wenn Sie kein Collmex Kunde sind, können Sie die öffentlich
zugängliche Testversion kostenlos und ohne Registrierung benutzen.
In der offenen Testversion arbeiten Sie gleichzeitig mit allen anderen
Nutzern an denselben Daten. Dies sollten Sie berücksichtigen, falls
plötzlich Belege auftauchen, die Sie gar nicht gebucht haben. Nachts
werden alle Belege wieder gelöscht und durch unsere Testdaten ersetzt.
Gewinn und Verlust (GuV) Für den Unternehmer ist die wichtigste Information zweifellos die über Gewinn oder Verlust des Unternehmens. Diese Information verbirgt sich hinter der Position "Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag". Das ist die Gewinn- und Verlustrechung. In ihr werden Aufwendungen und Erträge gegenübergestellt. Klicken Sie in der Testversion nun auf den Betrag!
Jeder Bilanzposten ist eine Zusammenfassung mehrerer so genannter Konten. Welche Konten hinter einem Bilanzposten stehen, können Sie bei Collmex ganz einfach feststellen: Klicken Sie auf den Betrag eines Postens! Sie bekommen nun alle Konten mit den Summen angezeigt (Die Summe eines Kontos nennt man Saldo).
Alle Geschäftsvorfälle in einem Unternehmen werden auf Konten gebucht. Da ein Bilanzposten nur die Summe der enthaltenen Konten ist, wirken sich die Buchungen direkt auf die Bilanz aus. Bei jedem Geschäftsvorfall wird in der Buchhaltung dokumentiert, wie die Werte gewandelt werden. Wenn Sie z.B. ein Auto mit Bargeld kaufen, haben Sie den Wert des Bargelds in den Wert eines Autos gewandelt. Wenn Sie das Auto zu Schrott fahren, ist der Wert des Autos gleich dem Verlust der dadurch entsteht. Jeder Geschäftsvorfall hat also immer zwei Seiten: "Von woher" und "nach wohin" ein Wert gewandelt wurde. Daher kommt der Begriff "doppelte" Buchführung.
Der Kontenrahmen ist ein Verzeichnis aller Konten für die Buchführung. In Deutschland werden meist die Standardkontenrahmen der Datev verwendet. Damit sollen einheitliche Buchungen von gleichen Geschäftsvorfällen erreicht und zwischenbetriebliche Vergleiche ermöglicht werden. Die am häufigsten verwendeten Kontenrahmen der Datev sind der SKR03 und der SKR04.
In Collmex stehen beide Kontenrahmen SKR03 und SKR04 zur Auswahl. Viele Konten sind bereits angelegt. Bei Bedarf legen Sie weitere Konten an unter Berücksichtigung des von der Datev vorgegebenenen Standards. Auf welche Seite des Kontos wird gebucht? Es gilt folgende Regel:
Wichtig: Aufwands- und Ertragskonten gehen in die GuV ein und gehören zum Eigenkapital. Das Eigenkapital steht rechts in der Bilanz. Damit stehen alle Aufwands- und Ertragskonten rechts. Betrieblicher Aufwand mindert das Eigenkapital, wird also links gebucht. Betrieblicher Ertrag mehrt das Eigenkapital, wird also rechts gebucht. BEISPIEL: Sie kaufen Briefmarken für 50 € und bezahlen mit Bargeld.
BEISPIEL: Sie nehmen einen Kredit in Höhe von 10.000,- für einen Autokauf auf. Die Bank überweist Ihnen das Geld auf ihr Bankkonto.
BEISPIEL: Sie kaufen das Auto für 11.900,-. per Banküberweisung. Für den Kauf fallen 19% Umsatzsteuer an.
Im Prinzip war´s das schon. Mehr ist eigentlich nicht dahinter. In der Praxis ergeben sich natürlich jede Menge Detailfragen (z.B. wie ein Geschäftsvorfall gebucht wird), aber das Prinzip der Buchhaltung ist damit schon erklärt. Nicht jeder Unternehmer muss bilanzieren. In vielen Fällen reicht eine vereinfachte Form, die so genannte Einnahme-Überschuss-Rechnung. Wer welche Gewinnermittlungsart anwenden muss, entnehmen Sie dem » Merkblatt. Bei der Einnahme-Überschuss-Rechnung werden Betriebseinnahmen und -ausgaben gegenübergestellt. Die Veränderung von Bestandswerten (Bankguthaben, Warenbestände, Forderungen, Verbindlichkeiten usw.) müssen nicht erfasst werden. Die Betriebseinnahmen und -ausgaben wirken sich erst dann auf den Gewinn aus, wenn das Geld tatsächlich geflossen ist. Das ist bei:
Ausgaben: Hier werden solche Ausgaben unterschieden, die sich sofort als Betriebsausgaben auf den Gewinn auswirken (z.B. Werbungskosten) und solche, die zunächst nicht auf den Gewinn auswirken (z.B. Anlagenkauf). BEISPIEL: Sie bezahlen eine Rechnung im Januar, die Sie im Dezember erhalten haben. Die Ausgabe wirkt sich in der Einnahme-Überschuss-Rechnung im neuen Jahr aus, da Sie erst im Januar gezahlt haben. Im Gegensatz dazu wird die Ausgabe bei der Bilanzierung schon zum Vorjahr gezählt. In der Regel wird deshalb nur die Zahlung erfasst. Zu beachten ist allerdings, dass die Umsatzsteuer in bestimmten Fällen schon bei der Rechnungsstellung fällig wird. Damit diese auf der Umsatzsteuer-Voranmeldung ausgewiesen werden kann, muss die Rechnung als Forderung erfasst werden (nicht möglich mit Collmex buchhaltung light). Folgende Geschäftsvorfälle wirken sich auf den Gewinn aus und müssen deshalb in der Buchhaltung erfasst werden:
Die Einnahme-Überschuss-Rechnung ist mit allen Collmex-Produkten möglich. Dahinter steht aber immer - auch wenn das nicht erforderlich ist - eine doppelte Buchführung. Das war's schon. Ist doch gar nicht so schwer. Oder? Hier noch einmal das wichtigste in Kürze:
2. UmsatzsteuerDas Prinzip der Umsatzsteuer Als Nicht-Unternehmer ist man mit der Umsatzsteuer wenig konfrontiert - außer natürlich dass man sie bezahlen muss. Von diesem Vorgang merkt der Endverbraucher jedoch nichts, weil die Unternehmen die Umsatzsteuer direkt an das Finanzamt abführen. Wenn ein Unternehmen Waren oder Dienstleistungen einkauft, kann es dafür die bezahlte Umsatzsteuer gegenrechnen. BEISPIEL: Sie kaufen Waren für 119,- € (100,- € + 19,- € USt.) und verkaufen die Ware für 178,50 € (150,- €+ 28,50 € USt.) weiter. Bezahlt haben Sie 19,- € Umsatzsteuer. Ihrem Kunden haben Sie 28,50 € in Rechnung gestellt. An das Finanzamt muss nur die Differenz (= 9,50 €) abgeführt werden - also die Steuer auf den "Mehrwert" (= 50,- €). Daher kommt der Begriff Mehrwertsteuer. Mehrwertsteuer ist der umgangssprachliche Begriff für die Umsatz- und die Vorsteuer. Beim Verkauf spricht man von Umsatzsteuer, beim Einkauf von Vorsteuer.
BEISPIEL: Sie kaufen Waren für ihr Unternehmen. Der Verkäufer stellt Ihnen Umsatzsteuer in Rechnung. Diese muss er an das Finanzamt abführen. Für Sie handelt es sich um Vorsteuer, die Sie sich vom Finanzamt zurückholen können. Die eingenommene Umsatzsteuer und die bezahlte Vorsteuer rechnen Sie regelmäßig mit dem Finanzamt ab. Das heißt Umsatzsteuer-Voranmeldung und wird im Punkt 1.1.4 besprochen. Fachbegriffe im Bereich UmsatzsteuerDas Prinzip der Umsatzsteuer ist zwar recht einfach. Im Detail gibt es aber viele Sonderfälle und Ausnahmen. Das Umsatzsteuergesetz ist berüchtigt für seine Komplexität. In der Praxis ist man meist aber nur von wenigen Regelungen betroffen. Wir haben hier einige Begriffe zusammengestellt, die ihnen früher oder später über den Weg laufen werden. Sie brauchen jetzt noch nicht alles zu verstehen. Lesen Sie sich es einfach einmal durch:
Verwirrt? Das ist ganz normal. Man gewöhnt sich mit der Zeit an die Begriffe und für den Start muss man wirklich nicht alles wissen! Kleinunternehmer müssen keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen, können aber auch keine Vorsteuer geltend machen. Sie müssen keine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben. Auf den von Ihnen ausgestellten Rechnungen darf keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Das ganze heißt Nullbesteuerung. Die Nullbesteuerung ist keine Pflicht. Dem Unternehmer steht es frei, eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abzugeben oder nicht. An diese Entscheidung ist er aber für fünf Jahre gebunden. Ausnahme: Bei umgekehrter Steuerschuld (z.B. innergemeinschaftlicher Erwerb, Bezug von sonstigen Leistungen aus dem Ausland) ist der Kleinunternehmer als Leistungsempfänger trotzdem steuerpflichtig und muss die Umsatzsteuer abführen! Sofern die Beträge nicht zu hoch sind, reicht in den meisten Fällen die Abgabe der Umsatzsteuererklärung nach Ablauf des Geschäftsjahres. Anmerkung: Dies ist übrigens ein schönes Beispiel dafür, wie eine "Vereinfachungsregelung" die Komplexität erhöht. Aus der Sicht des Kleinunternehmers ist es wirklich nicht einfach zu verstehen, dass er trotz Umsatzsteuerbefreiung in bestimmten Fällen umsatzsteuerpflichtig ist und eine Umsatzsteuererklärung abgeben muss! Vorsicht Existenzgründer! Wenn Sie am Anfang mehr einkaufen als verkaufen, lohnt sich das Ganze unter Umständen nicht! Wann jemand Kleinunternehmer ist, definiert das » Umsatzsteuergesetz (§ 19)
Wenn Sie ausschließlich steuerfreie Lieferungen oder Leistungen in Rechnung stellen, gehen Sie wie folgt vor: Im Menü Verwaltung unter dem Menüpunkt Geschäftsjahre anzeigen, ändern aktivieren Sie das Kontrollkästchen Keine Umsatz- und Vorsteuer (Nullbesteuerung). In den Buchungsvorlagen werden die Konten für die Umsatzsteuer und Vorsteuer dann automatisch entfernt und auf der Rechnung wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen. Steuerfreie Lieferungen und Leistungen Wie bereits erwähnt, gibt es Lieferungen und Leistungen, die von der Umsatzsteuer befreit sind. Welche das sind, sagt der § 4 des Umsatzsteuergesetzes (UStG). Auf der Rechnung muss der Grund für die Steuerbefreiung ausgewiesen sein.
Collmex buchhaltung basic, basic, plus & pro: Um eine steuerfreie Lieferung oder Leistung in Rechnung zu stellen, legen Sie zunächst ein Produkt an und wählen als Steuersatz 0 %. Möchten Sie nur den Erlös buchen, sieht das so aus:
Collmex buchhaltung light: Zur Buchung von steuerfreien Erlösen wählen Sie die Buchungsvorlage Steuerfreie Erlöse. Wann wird die Umsatzsteuer fällig? Hier gibt es zwei Möglichkeiten:
Die Regel ist die Sollbesteuerung. Die Istbesteuerung kann beim Finanzamt beantragt werden, sofern gewisse Umsatz- und Gewinngrenzen nicht überschritten werden.
Ausnahme Vorsteuer: Die Behandlung der Vorsteuer ist gleich - egal, ob Sie Ist- oder Soll-Versteuerung haben. Die Vorsteuer können Sie vom Finanzamt zurückfordern, sobald Sie die Rechnung erhalten haben, auch wenn die Rechnung noch nicht bezahlt wurde. BEISPIEL Sollbesteuerung: Sie haben im Januar Rechnungen für 119.000 € geschrieben. Die darin enthalten Umsatzsteuer beträgt 19.000 €. Diese Rechnungen wurden aber noch nicht bezahlt. Außerdem haben Sie Waren im Wert von 23.800 € gekauft. Die enthaltene Vorsteuer beträgt 3.800 €. Die Rechnung für die Waren haben Sie noch nicht bezahlt. Sie haben also Rechnungen geschrieben und Rechnungen erhalten, aber es ist noch kein Geld geflossen. Trotzdem müssen Sie die berechneten Umsatz- und Vorsteuern mit dem Finanzamt abrechnen und den Differenzbetrag (19.000 - 3.800 = 15.200) bezahlen. Sie leisten also eine Vorauszahlung.
Bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung werden die gezahlten Vorsteuern mit den eingenommenen Umsatzsteuern verrechnet. Haben Sie mehr Vorsteuer gezahlt als Umsatzsteuer eingenommen, erstattet Ihnen das Finanzamt die Differenz zurück. Im umgekehrten Fall zahlen Sie die Differenz an das Finanzamt. Die meisten Unternehmer müssen, innerhalb von zehn Tagen nach Ablauf des Kalendermonats oder des Quartals eine Umsatzsteuer-Voranmeldung beim Finanzamt einzureichen. Dies muss seit 2005 elektronisch erfolgen. Ob Sie die Umsatzsteuer-Voranmeldung vierteljährlich, monatlich oder jährlich abgeben müssen, teilt Ihnen das Finanzamt mit und hängt von der Vorjahressteuer ab. Existenzgründer müssen in den ersten zwei Jahren ihre Voranmeldung monatlich einreichen. » Umsatzgesetz (§ 18) Dauerfristverlängerung: Für die Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung
kann eine Dauerfristverlängerung beantragt werden. Wird diese erteilt,
kann die Voranmeldung einen Monat nach der üblichen Frist eingereicht
werden. Die Voranmeldungen sind jedoch nur die Grundlage für die Vorauszahlungen. Nach Ablauf des Geschäftsjahres müssen Sie deshalb die Umsatzsteuererklärung einreichen. Die Umsatzsteuererklärung ist keine Voranmeldung und kann in Papierform abgegeben werden. Sie ist die Grundlage für die endgültige Festsetzung der Umsatzsteuer.
Unter dem Menüpunkt Auswertungen bzw. USt.Voranmeldung
können Sie ihre Umsatzsteuer-Voranmeldungen erstellen und an das Finanzamt
senden. Bevor Sie eine Umsatzsteuer-Voranmeldung versenden können,
müssen Sie unter dem Menüpunkt Firma ihre Steuernummer und
die Nummer des Finanzamtes eingeben. Was ist zu tun?
Umsatzsteuervorauszahlung (Buchungsvorlage in der Gruppe 'Ausgaben')
Umsatzsteuerrückerstattung (Buchungsvorlage in der Gruppe 'Einnahmen')
Dauerfristverlängerung
Umsatzsteuer in Rechnung stellen: Die Rechnung Wenn Sie Rechnungen erstellen oder erhalten, achten Sie unbedingt darauf, dass diese den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Lesen Sie dazu » Umsatzgesetz (§ 14). Sind Rechnungen unvollständig, ist kein Vorsteuerabzug möglich. Das bedeutet im Ernstfall, dass Sie nach einer Steuerprüfung, erstattete Vorsteuer wieder zurückzahlen müssen.
Bevor Sie zum ersten Mal eine Rechnung erstellen, achten Sie bitte darauf, dass die folgenden Angaben im Programm korrekt hinterlegt sind:
II. Wie buche ich was? - KontierungslexikonIn der Praxis werden alle Originalbelege gesammelt und dann mit Hilfe des Kontoauszugs auf einen Rutsch eingebucht. Die meisten schieben das so lange vor sich her, bis es nicht mehr länger geht - also die Umsatzsteuervoranmeldung fällig wird. Allein schon wegen der Menge an Belegen geht das natürlich nur in kleinen Unternehmen. Bevor wir aber mit der Erklärung des Buchungsablaufs beginnen, müssen noch einige Begriffe erklärt werden:
Für jeden Buchhaltungsbeleg muss ein entsprechender Originalbeleg vorhanden sein. Die Nummer des Buchhaltungsbelegs wird auf dem Originalbeleg notiert. Damit hat man eine eindeutige Zuordnung zwischen den beiden Belegen. Wie sieht das in der Praxis aus? Grundlage für die Buchungen bilden normalerweise der Kontoauszug und der angesammelte Stapel an Originalbelegen. Zuerst wird der Kontoauszug gebucht: Jede Kontobewegung wird zeitlich sortiert abgearbeitet und in der Buchhaltung verbucht. Sofern es für die Kontobewegung einen Originalbeleg gibt, notieren Sie auf dem Originalbeleg und dem Kontoauszug die Nummer des Buchhaltungsbelegs und heften sie beides ab. Anschließend buchen Sie die Barbelege. Das sind die Belege, die Sie bar bezahlt haben oder für die Sie bar bezahlt wurden. BEISPIEL 1: Sie haben für Ihren Geschäftswagen Benzin gekauft und mit Karte bezahlt. Der Betrag wurde von Ihrem Geschäftskonto abgebucht. Die Zahlung buchen Sie als Kfz-Kosten und notieren die von Collmex vergebene Belegnummer auf dem Tankbeleg sowie auf dem Kontoauszug. Den Tankbeleg heften Sie ab. BEISPIEL 2: Ein Kunde bezahlt eine Rechnung per Banküberweisung. Für diesen Vorgang ist der Kontoauszug der einzige Originalbeleg. Sie buchen unter "Forderungen -> Zahlung Kundenrechung" den Zahlungseingang und notieren auf dem Kontoauszug die Nummer des Buchhaltungsbelegs. Wenn Sie mit dem Kontoauszug fertig sind, sollten Sie auf jeden Fall überprüfen, ob der Saldo des Kontoauszugs mit dem Saldo des Kontos in der Buchhaltung übereinstimmt. So sind sie sicher, dass alles richtig verbucht wurde ("Belege -> Salden anzeigen"). Wenn der Kontoauszug gebucht ist, sind hoffentlich schon die meisten Originalbelege abgearbeitet. Übrig bleiben in den meisten Fällen nur noch nicht bezahlte Lieferantenrechnungen. Wenn Sie eine Lieferantenrechnung erhalten ist dies ein separater Geschäftsvorfall, den Sie als Verbindlichkeit in die Buchhaltung übernehmen. Ist die Rechnung dann zur Zahlung fällig, überweisen Sie den Betrag. Die Zahlung ist dann wieder ein Geschäftsvorfall, den Sie beim Buchen des Kontoauszugs in die Buchhaltung übernehmen. Wird eine Rechnung direkt bezahlt, reicht es - wie z.B. beim Benzinbeleg - nur die Zahlung zu buchen. Nachdem auch die restlichen Originalbelege abgearbeitet sind, bleibt evt. noch ein handschriftliches Kassenbuch, das in die Buchhaltung übernommen werden muss. Wenn alle Belege für den Monat eingebucht sind, legen Sie die Umsatzsteuer-Voranmeldung an und schicken Sie sie an das Finanzamt. Fertig - jetzt können Sie sich wieder Ihrer eigentlichen Arbeit widmen! Zusammenfassung:
Arbeitsablauf
In Collmex buchhaltung basic basic, plus und pro importieren Sie den Kontoauszug von der Bank direkt über HBCI (Home Banking Computer Interface) in das Programm. Die Bankumsätze dienen als Grundlage für die Belegbuchung. Solange noch nicht gebuchte Bankumsätze vorhanden sind, wird der Bankumsatz beim Belege buchen eingeblendet. Betrag und Belegtext wird aus dem Bankumsatz übernommen. Sie brauchen nur noch die passende Buchungsvorlage anzuklicken und auf "buchen" zu drücken. Die Zuordnung zum Buchhaltungsbeleg ist im Kontoumsatz sichtbar. Soll ein Bankumsatz nicht gebucht werden, klicken Sie in dem eingeblendeten Bankumsatz auf den Betrag. Sie kommen in die Detailsicht zum Bankumsatz und können im Bankumsatz "nicht buchen" markieren. Eröffnungsbuchungen (nicht zwingend bei Einnahme-Überschuss-Rechnung) Wenn Sie Collmex zum ersten Mal einsetzen, sind so genannte Eröffnungsbuchungen erforderlich, mit denen die momentanen Bestände ihres Unternehmens erfasst werden. Die Basis für diese Buchungen bildet das so genannte Inventar bzw. die Saldenlisten des vorangegangenen Jahres. Die Eröffnungsbuchungen müssen sie nicht unbedingt als erstes buchen. Über das Belegdatum steuern Sie, wann die Buchung wirksam ist. Sie können auch in der Mitte des Jahres noch Belege zum 1.1. buchen. Für den Anfang empfiehlt es sich, nur Kasse und Bankbestand zu erfassen und dann mit der Buchung der laufenden Geschäftsvorfälle zu beginnen. Wenn Sie etwas mehr Erfahrung haben, können die anderen Bestände erfasst werden. Die Eröffnungsbuchungen führen Sie unter Belege -> Belege buchen -> Eröffnung aus. Alle Posten, die auf der linken Seite der Bilanz stehen, sind im Soll zu buchen:
Alle Posten, die auf der rechten Seite der Bilanz stehen, werden im Haben gebucht:
Die Gegenbuchungen erfolgen auf das Konto Saldenvorträge. Wenn Sie unterjährig das Buchhaltungsprogramm wechseln, verwenden Sie stattdessen das Summenvortragskonto (9090). Eine Ausnahme sind offene Kundenrechnungen bei Ist-Besteuerung aus dem alten Jahr: Da beim Zahlungseingang im Folgejahr die Umsatzsteuer über das Erlöskonto des zugeordneten Rechnungsbelegs im alten Jahr bestimmt wird, muss die Kundenrechnung zuerst wie eine normale Rechnung über Kunde → Kundenrechnung mit Erlösen und Steuern gebucht werden. Damit Sie die Saldenvorträge möglichst einfach erfassen können, buchen Sie die Summe der Erlöse und Steuern aus den offenen Kundenrechnungen in einem zweiten Schritt zum 31.12. wieder auf das Konto 9000 um. BEISPIEL: Es existieren noch 10 offene Kundenrechnungen (je 119,00 € inkl. 19 % Ust. x 10 = 1.190,00 €) aus dem alten Jahr 1. Buchung der einzelnen Rechnungen. Das Belegdatum ist jeweils das Rechnungsdatum.
2. Umbuchung der Summe aller 10 Rechnungen
Als Ergebnis muss der Saldo des Kontos 9000 Null sein und die Salden aller Konten am 31.12. müssen mit der alten Buchhaltung übereinstimmen.
Für die Eröffnungsbuchungen stehen in Collmex eigene Buchungsvorlagen in der Vorlagengruppe Eröffnung zur Verfügung. Ein offener Posten ist eine Rechnung, die noch nicht bezahlt wurde. Die Verwaltung offener Posten hat den großen Vorteil, dass Sie jederzeit einen Überblick über Ihre Forderungen und Verbindlichkeiten haben. Das heißt, Sie wissen genau, was Sie noch bezahlen müssen und welche Rechnungen Ihre Kunden noch nicht bezahlt haben. Und so funktioniert es: Es sind zwei Buchungen erforderlich:
- Buchungsvorschlag Verkauf 1. Rechnung
Das Belegdatum entspricht dabei dem Rechnungsdatum. 2. Zahlung
Das Belegdatum entspricht dabei dem Datum des Zahlungseingangs. Hat Ihnen Ihr Kunde mehr gezahlt, buchen Sie den Mehrbetrag entweder als Erlös oder Sie schreiben dem Kunden den Betrag gut. Dabei entsteht eine negative Forderung, die Sie entweder mit der nächsten Rechnung verrechnen oder Sie überweisen dem Kunden den Betrag zurück. BEISPIEL: Sie haben Ihrem Kunden 119 € (incl. 19 % Ust.) in Rechnung gestellt, der Kunde hat aber 120 € bezahlt. Buchungsvorschlag Überzahlung als Erlös
Buchungsvorschlag, wenn Sie dem Kunden den zuviel gezahlten Betrag gutschreiben
- Buchungsvorschlag Einkauf 1. Rechnung
Das Belegdatum entspricht dabei dem Rechnungsdatum. 2. Zahlung
Das Belegdatum entspricht dabei dem Datum des Zahlungsausgangs.
Zur Verwaltung der offenen Posten stehen Ihnen die beiden Vorlagengruppen Kunden und Lieferanten zur Verfügung. AusgabenAlle für die Produktion oder den Verkauf bestimmten Waren, Stoffe, Erzeugnisse oder Vorräte werden als Wareneingang gebucht. Dafür stehen folgende Konten zur Verfügung:
Buchung
Differenzbesteuerung (Einkauf) Bei der Differenzbesteuerung nach §
25 a Umsatzsteuergesetz zahlen Sie die Umsatzsteuer nur auf die
Differenz von Einkaufs- und Verkaufspreis. In den von Collmex verwendeten Kontenrahmen sind keine speziellen Konten für die Differenzbesteuerung vorgesehen. Damit alles nachvollziehbar bleibt, sollten Sie eigene Konten für Einkauf und Verkauf anlegen. Konten
BEISPIEL: Der Händler Müller kauft von einer Privatperson einen Tisch für 1000 €, den er für 2190 € weiterverkauft. Buchung Einkauf (» Buchung Verkauf)
Warenbezugskosten (Anschaffungsnebenkosten) Die separate Buchung der Anschaffungsnebenkosten (z.B. Transport, Verpackung) ist nicht zwingend erforderlich. Sie können in einem Betrag mit dem Kaufpreis gebucht werden. BEISPIEL: Der Einzelhändler Schmidt bezieht Waren für 3.000 €
+ 570 € USt. = 3.570 €. Außerdem werden ihm Transportkosten
in Höhe von 100 € + 19 USt = 119 €. in Rechnung gestellt. Buchung:
Wenn Sie aber Information über die Höhe dieser Kosten z.B. für Kalkulationen benötigen, wenden Sie diese Buchung an:
Warenrücksendungen und -gutschriften (Einkauf) Erfüllt der Verkäufer den Kaufvertrag nicht ordnungsgemäß, kommt es zu Rücksendungen von Waren und zu Gutschriften. BEISPIELE: mangelhafte oder falsche Waren; Lieferung erfolgte nicht innerhalb Lieferfrist. Gutschriften auf der Einkaufsseite mindern die Anschaffungskosten
(Wareneingang), die Vorsteuer sowie die Verbindlichkeiten. BEISPIEL: Der Einzelhändler Müller hat Waren im Wert von 5.000 € gekauft. Er erhält und bezahlt folgende Rechnung:
Beim Auspacken stellt er fest, das die Hälfte der Ware mangelhaft ist. Er sendet die mangelhaften Teile an den Lieferanten zurück und erhält eine Gutschrift über 2.500 € + 475 € Ust. = 2.975 €. Buchung beim Zahlungseingang der Gutschrift
Skonto, Bonus und Rabatt (Einkauf) Skonto: Das ist der Betrag, den sich der Kunde bei der Zahlung innerhalb einer vereinbarten Frist vom Rechnungsbetrag abzieht. Der Skontoabzug hat für den Lieferanten eine Minderung des Ertrags und der Umsatzsteuer zur Folge. Beim Kunden mindert er die Vorsteuer und die Anschaffungskosten. Rabatt: Ein Rabatt wird in der Regel direkt beim Ausstellen der Rechnung Preis mindernd berücksichtigt. Dabei berechnet der Lieferant die Umsatzsteuer vom bereits geminderten Rechnungsbetrag. Bonus: Das ist ein nachträglich gewährter Preisnachlass. Er staffelt sich meist nach der Höhe des Umsatzes. Der Lieferant will damit den Kunden veranlassen möglichst viel bei ihm zu kaufen. Der Bonus mindert ebenso wie der Skonto beim Lieferanten Ertrag und Umsatzsteuer, beim Kunden Vorsteuer und Anschaffungskosten. Rabatte, die bereits Preis mindernd auf der Rechnung berücksichtigt sind, werden in der Buchhaltung nicht erfasst. Wird ein Rabatt nachträglich gewährt oder will man die erhaltenen Rabatte gesondert buchen, steht hierfür das Konto 3770 (Erhaltene Rabatte) zur Verfügung. Skonti können entweder auf der Habenseite des Wareneingangskontos
gebucht werden oder auf das Konto 3730 (Erhaltene Skonti). Buchung bei Zahlung
Bonus: Da die erhaltenen Boni die Anschaffungskosten mindern,
werden auch sie üblicherweise auf ein eigenes Konto gebucht: 3740
(Erhaltene Boni).
Ein Unternehmer darf sich Vorsteuerbeträge grundsätzlich nur für bereits ausgeführte Leistungen abziehen. Dies gilt nicht, wenn laut § 15 Abs. 1 Nr. 1
1. Buchung der Anzahlung
2. Buchung der Rechnung
3. Auflösung der Anzahlung
4. Buchung der Restzahlung
Innergemeinschaftlicher Erwerb Ein innergemeinschaftlicher Erwerb liegt vor, wenn ein (vorsteuerabzugsberechtigter)
Unternehmer Lieferungen von einem Unternehmen aus einem anderen EU-Land
erhält. Er muss diese Lieferung im Inland versteuern. Die Rechnung
enthält die Umsatzsteuer-ID's von Lieferant und Kunden sowie den Hinweis
auf Steuerfreiheit der Lieferung. (s. §1a
UStG) Buchung
Einfuhr Beim Wareneinkauf angefallene Zölle müssen ebenfalls nicht separat ausgewiesen werden. Zur besseren Übersicht steht aber das Konto 3850 Zölle und Einfuhrabgaben zur Verfügung. Sie können diese Kosten aber auch als allgemeine Anschaffungsnebenkosten buchen (siehe Beginn des Abschnitts). Die bezahlte Einfuhrumsatzsteuer muss dagegen separat auf dem Konto 1588 (SKR03) bzw. 1433 (SKR04) bezahlte Einfuhrumsatzsteuer ausgewiesen werden, da sie in der Umsatzsteuer-Voranmeldung angegeben werden muss. BEISPIEL: Der Unternehmer Schmidt aus Berlin kauft von seinem Lieferanten Fischli aus der Schweiz Waren im Wert von 5.000 €. Laut Kaufvertrag schuldet der Leistungsempfänger (also Schmidt) Einfuhrumsatzsteuer sowie den Zoll. Laut Zollbescheid sind 816 € Einfuhrumsatzsteuer und 100 € Zoll zu zahlen. Schmidt erhält daher folgende Rechnung:
Sonstige Leistungen Der Leistungsempfänger schuldet in diesem Fall die Umsatzsteuer (s. § 13b UStG): BEISPIEL: Google-Anzeigen unter google.de. Ein Unternehmer schaltet bei dem in Irland ansässigen Unternehmen Anzeigen auf dessen deutscher Webseite. Das heißt, Google erbringt für den deutschen Unternehmer eine Leistung im Inland (Deutschland). Dafür erhält der Unternehmer eine Rechnung über 500 €. Der Unternehmer schuldet dafür Umsatzsteuer, kann aber diese als Vorsteuer abziehen. Buchung
Buchung bei Nullbesteuerung (Kleinunternehmer)
Auch Kleinunternehmer sind in diesem Fall umsatzsteuerpflichtig und müssen die Umsatzsteuer über die jährliche Umsatzsteuererklärung abführen. Mehr Informationen dazu in der Beschreibung der Kleinunternehmer-Regelung. Ausländische Umsatz(Mehrwert)steuer Sie waren mit dem Auto auf Geschäftsreise in Frankreich und haben dort für 60,00 € getankt. Der gezahlte Betrag enthält 20% französische Umsatzsteuer. Hier stellen sich zwei Fragen:
Der Betrag geht zunächst in voller Höhe in die Betriebsausgaben ein - in dem speziellen Fall also auf die Konten 4530 (SKR03) bzw. 6530 (SKR04)Laufende Kfz - Betriebskosten. Buchung
Den gezahlten Steuerbetrag können Sie beim deutschen Finanzamt nicht geltend machen, da das Geld an den französischen - nicht an den deutschen - Fiskus geflossen ist. Es ist aber möglich, im Ausland gezahlte Mehrwertsteuer zurückzuholen. Wie das geht, sagen Ihnen die Auslandshandelskammern (AHK) in den entsprechenden Ländern (www.ahk.de). Da die Rückerstattung mit einem gewissen Aufwand verbunden ist, lohnt sich das meist nur bei größeren Beträgen. Häufig kann der Käufer dem Verkäufer die Transportverpackung gegen Kostenerstattung zurückgeben. In diesem Fall ist es sinnvoll ein gesondertes Konto für die Verpackung zu führen. BEISPIEL: Der Einzelhändler Schmidt erhält zu einer Warenlieferung folgende Rechnung:
1. Buchung bei Wareneingang
2. Buchung nach Rückgabe des Leerguts
Sie erhalten von Ihrem Lieferanten Verkaufsprovisionen. Dafür stehen die Konten 8500 (SKR03) und 4569 (SKR04) zur Verfügung. Provisionen unterliegen in der Regel der Umsatzsteuer. Die Steuerbefreiung für Provisionen ist im § 4 des Umsatzsteuergesetzes (Nr. 5 und Nr. 8 ff) geregelt. Buchung
Bauunternehmer A lässt sich von Bauunternehmer B einen Rohbau errichten. Dieser stellt A dafür 80.000 € in Rechnung. Die Leistung des Subunternehmers unter § 13b Abs. 1 Nr. 4. A bucht diese wie folgt:
Wenn Portokosten entstehen z.B. für den Versand von Rechnungen, handelt es sich um eine abzugsfähige Betriebsausgaben. Das Porto der Deutschen Post ist steuerfrei und wird ohne Vorsteuer gebucht. Das Porto anderer Versender wird mit 19 % Vorsteuer gebucht. Buchung Porto Deutsche Post
Buchung Porto mit Vorsteuer
Telefon-, Fax- und Internetkosten Für Telefon-, Fax- und Internetkosten stehen in den Kontenrahmen je zwei Konten zur Verfügung. Die Konteneinteilung und -bezeichnung ist in Zeiten der Flatrate zwar nicht mehr ganz passend, findet aber weiter Verwendung. Der Einfachheit halber empfehlen wir die Kosten für Telefon (Festnetz und Mobil) sowie für Fax und Internet auf das Konto für Telefon zu buchen.
Buchung
Bitte beachten Sie, dass beim Jahresabschluss der steuerpflichtige, private Anteil der Nutzung ermittelt werden muss. Bei Bewirtung unterscheidet man zwischen geschäftlichen und betrieblichen Bewirtungen. Die Bewirtungsrechnung muss folgende Anforderungen erfüllen:
Geschäftliche Bewirtung Eine geschäftliche Bewirtung liegt vor, wenn Sie z.B.
Die Kosten einer geschäftlichen Bewirtung dürfen nur zu 70 % als Geschäftsausgaben abzogen werden. Die Vorsteuer kann in vollem Umfang geltend gemacht werden. Buchung
Buchung mit 7 % und 19 % Vorsteuer
Betriebliche Bewirtung Die Kosten der betrieblichen Bewirtung können zu 100 % als Betriebsausgaben abgezogen werden. Eine betriebliche Bewirtungen sind z.B.
Buchung Arbeitnehmer-Bewirtung
Buchung betriebliche Bewirtung ohne Arbeitnehmer
Bewirtungen in Büro- und Geschäftsräumen Findet die Bewirtung in den Räumen Ihrer Firma oder Praxis statt, dürfen die Bewirtungskosten nur zu 70 % als Betriebsausgaben abgezogen werden. Handelt es sich nur um Kleinigkeiten, ist der Abzug zu 100 % erlaubt.
Für die Buchung der geschäftlichen Bewirtung steht in der Vorlagengruppe Ausgaben die Vorlage Bewirtung zur Verfügung. Geschenke an Geschäftspartner oder Kunden Welche Voraussetzungen muss ein Beleg erfüllen, damit er als Betriebsausgabe anerkannt wird?
Buchung Geschenke bis 35 €
Geschenke, die mehr als 35 € gekostet haben, werden nicht -
auch nicht anteilig - als Betriebsausgabe anerkannt. Buchung Geschenke über 35 €
Wie Sie Paypal-Umsätze und die Gebühren buchen, wird unter diesem Link beschrieben. Fremdleistungen sind Leistungen, die Sie einkaufen, um Waren herzustellen, Dienstleistungen zu erbringen oder das Unternehmen zu führen. BEISPIELE
Zur Buchung von Fremdleistungen stehen folgende Konten zur Verfügung: 3100, 4909 (SKR03) bzw. 5900, 6303 (SKR04).
Achtung: Kosten für (Software-)Lizenzen und Konzession anders zu buchen. Siehe Abschnitt Lizenzen, Konzessionen. Dazu gehören auch die Collmex- und Afterbuy-Gebühren.
Buchungsvorlage Fremdleistungen in der Vorlagengruppe Ausgaben Steuerberater- und Anwaltskosten Die Kosten für Anwalt, Steuerberater und sonstige Berater (z.B. Unterehmensberater) sind zwar auch Fremdleistung. Für diese steht aber ein eigenes Konto zur Verfügung.
Die Miete für Ihre betrieblich genutzten Räume und Miete für die
Einrichtung werden auf gesonderte Konten gebucht. Gelegentlich wird
Ihnen für die Miete auch Umsatzsteuer in Rechnung gestellt. Bitte
prüfen Sie den Mietvertrag. Buchung Raummiete mit Vorsteuer
Buchung Raummiete ohne Vorsteuer
Buchung Miete für Einrichtungen mit Vorsteuer
Buchung Miete für Einrichtungen ohne Vorsteuer
Buchung Kautionszahlung
Buchung Rückerstattung Kaution
Die Einkommensteuer ist eine private Steuer, die sich nicht auf den Gewinn auswirkt. Sie wird nur dann gebucht, wenn die Zahlungen über das Geschäftskonto erfolgen. Hierfür verwenden Sie die Konten Sie 1810 (SKR03) bzw. 2150 (SKR04) Privatsteuern. Zahlung und Nachzahlung
Rückerstattung
Die Gewerbesteuer ist eine nicht abzugsfähige Betriebsausgabe. Sie wird auf die Konten 4320 (SKR03) bzw. 7610 (SKR04) Gewerbesteuer gebucht. Zahlung
Rückerstattung
Nachzahlung
Wie Sie Rückstellungen zur Gewerbesteuer behandeln, wird unter diesem Link beschrieben. Da die Kosten für die Gewerbeanmeldung direkt bei der Anmeldung bezahlt werden müssen und die Zahlung in der Regel bar erfolgt, buchen Sie den Betrag entweder auf das Konto Kasse oder als Privateinlage.
Bei Versicherungen sind private und betriebliche Versicherungen zu unterscheiden. Bei Versicherungen wird keine Vorsteuer abgezogen. Der gesamte Betrag (inklusive Versicherungssteuer) wird auf ein Konto gebucht. Folgende Versicherungen werden als Betriebsausgaben erfasst:
Konten für betriebliche Versicherungen
Folgende Versicherungen dürfen nicht als Betriebsausgaben erfasst werden:
Tritt ein Versicherungsfall ein und die Versicherung zahlt, muss die Zahlung als Betriebseinnahme gebucht und versteuert werden. Die Buchung erfolgt auf die Konten 2742 (SKR03) bzw. 4970 (SKR04). Säumnis- und Verspätungszuschläge Für die Buchung der Säumnis- und Verspätungszuschläge für Ihre Betriebssteuererklärungen oder -voranmeldungen stehen Konten 4396 (SKR03) und 6436 (SKR04) zur Verfügung. BEISPIEL
Beiträge an berufsständische Organisationen, die berufsspezifische Interessen vertreten und Pflichtbeiträge an Kammern (IHK, HWK) können als Betriebsausgaben abgezogen werden. Dafür stehen die Konten 4380 (SKR03) und 6420 (SKR04) zur Verfügung. Buchung
Nicht abzugsfähig sind z.B. Beiträge an Versorgungseinrichtungen. Sie werden als Privatentnahmen gebucht. Spenden sind nur zum Teil steuerlich abziehbar. Dafür ist aber ein Spendenquittung erforderlich. Für die Buchung stehen folgende Konten zur Verfügung:
BEISPIEL für eine Geldzuwendung/Spende
Eine Zuwendung/Spende kann auch in Form von Arbeiten erfolgen. Buchung
Die Konten legen Sie in Collmex unter Verwaltung --> Konto selbst an. Sie stehen im Standard nicht zur Verfügung. Lizenzen (z.B. Collmex-Gebühren), KonzessionenDurch die Änderung im Gewerbesteuer-Gesetz § 8 1.f sind Aufwendungen ab 1.1.2008 für die zeitlich befristete Überlassung von Rechten (insbesondere Konzessionen und Lizenzen) für die Gewerbesteuer relevant. Deshalb sollten diese Kosten gesondert gebucht werden. Dazu gehören auch die monatlichen Collmex-Gebühren. In der Buchhaltung wurden deshalb die neuen Konten 4964 (SKR03) und 6837 (SKR04) eingeführt.
Beachten Sie, dass für die Gewerbesteuer ein Freibetrag von 100.000 € für solche Aufwendungen gilt. Für die meisten kleineren Unternehmen hat die Regelung in der Praxis deshalb keine Auswirkung. Sonstige betriebliche AufwendungenAlle betrieblich veranlassten Ausgaben, für die es keine eigenen Konten gibt (z.B. Installationskosten für Betriebsausstatttung), buchen Sie auf die Konten für Sonstige betriebliche Aufwendungen.
Diebstahl und andere Verluste des UmlaufvermögensWurden Werte des Umlaufvermögen gestohlen oder zerstört, wird der Verlust als Betriebsausgabe gebucht. BEISPIEL: Die Firmen-EC-Karte wurde gestohlen und es wurden 2.000 € vom Geschäftskonto abgehoben.
Reisekosten (Unternehmer, Arbeitnehmer)Reisekosten sind Kosten, die im Rahmen einer überwiegend beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit entstehen. Dazu gehören:
Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer bzw. Unternehmer außerhalb seiner Wohnung und außerhalb seiner regelmäßigen Arbeitsstätte beruflich tätig ist. Ist die Reise teilweise privater Natur, muss der private Anteil ermittelt und herausgerechnet werden. Reiseweg und Reisedauer müssen aufgezeichnet und anhand von Belegen nachgewiesen werden. Egal, wie viel Geld Sie auf Ihren Dienstreisen für Verpflegung ausgegeben haben, kann pro Tag nur eine Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand als Betriebsausgabe geltend gemacht bzw. vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Die Abrechnung erfolgt pro Kalendertag. Bei Inlandsreisen gelten folgende Sätze:
Hier finden Sie alle Auslandspauschalen. War eine Reise im Inland und im Ausland, so gilt für den Kalendertag, der im In- und Ausland verbracht wurde, die Auslandspauschale. Wurden an einem Tag mehrere Länder bereist, gilt die Pauschale für das Land, das zuletzt an diesem Tag erreicht wurde.
In der Reisekostenabrechnung von Collmex sind alle aktuellen Verpflegungspauschalen hinterlegt. Es ist allerdings nicht möglich sogenannte Kettenreisen (mehrere Reiseziele) zu erfassen. In diesem Fall wird für jedes Reiseziel eine eigene Reise angelegt. Als Unternehmer können Sie nur die tatsächlich angefallenen Übernachtungskosten als Betriebsausgaben ansetzen. Kosten für Frühstück, Minibar und sonstiges müssen herausgerechnet werden. Der Arbeitgeber kann aber dem Arbeitnehmer die Übernachtungskosten nach Pauschalen oder den tatsächlich angefallenen Kosten ersetzen. Ist das Frühstück bereits im Übernachtungspreis enthalten, muss pro Übernachtung eine Pauschale von 4,80 € bei Übernachtungen im Inland herausgerechnet werden. Fand die Übernachtung im Ausland statt, wird der Übernachtungsbetrag um 20 % der max. Verpflegungspauschale reduziert. BEISPIEL: Sie waren auf Geschäftsreise in Frankreich und haben einmal übernachtet. Die Rechnung beträgt 150 €. Das Frühstück war im Preis inbegriffen. Die max. Verpflegungspauschale für Frankreich beträgt 41 €. 20 % davon sind 8,20 €. Sie müssen also von 150 € 8,20 € für das Frühstück abziehen. Es verbleiben 141,80 € als Betriebsausgabe.
In der Reisekostenabrechnung von Collmex sind alle aktuellen Übernachtungspauschalen hinterlegt. Ist der Mitarbeiter als Unternehmer im Programm angelegt, werden keine Übernachtungspauschalen berechnet. Alle tatsächlich angefallenen Fahrtkosten (Bahn, Flug, Mietwagen,
Taxi, öffentliche Verkehrsmittel, Schiff) sind als Betriebsausgaben
abzugsfähig bzw. können dem Arbeitnehmer steuerfrei erstattet werden.
Möglich ist außerdem, dass Sie die Kosten mit einem individuellen Kilometersatz abrechnen. Das ist sinnvoll, wenn Sie ein kostenintensives Fahrzeug haben (hohe Unterhaltungskosten, hoher Kaufpreis). Als Berechnungsgrundlage werden alle Kosten berücksichtigt, die im Zusammenhang mit der Unterhaltung des Fahrzeugs stehen:
Sind Sie mit dem Geschäftswagen gefahren, werden die Kosten als "Kfz-Kosten" erfasst und fließen nicht mit in die Reisekostenabrechnung ein.
In der Reisekostenabrechnung von Collmex sind die aktuellen Kilometerpauschalen für PKW und Mitfahrer hinterlegt. Aufwendungen, die während einer Geschäftsreise entstanden sind und nicht zu den anderen Kostenarten gehören, können ebenfalls als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Dazu gehören:
Kosten für Gegenstände des persönlichen Bedarfs, die im Rahmen der Reise anfallen, sind keine Betriebsausgaben. Dazu gehören:
Bei Auszahlung der Reisekosten über die Bank verwenden Sie statt dem Konto Kasse das Konto Bank. Zahlt sich der Unternehmer die Reisekosten nicht aus, erfolgt die Buchung auf das Konto Privateinlagen (nur bei Personengesellschaften). Reisekosten Unternehmer
Reisekosten Arbeitnehmer
Ob und wie Sie Reisekosten an Kunden weiter berechnen, bleibt Ihnen überlassen, d.h. Sie sind nicht an die gesetzlich festgelegten Sätze gebunden. Die Fakturierung von Reisekosten an Kunden ist ein getrennter Geschäftsvorfall, der mit der eigentlichen Reisekostenabrechnung nichts zu tun hat. Sofern Reisekosten weiterberechnet werden, erscheinen diese üblicherweise in der Kundenrechnung als separate Position. Die Verbuchung erfolgt dann im Rahmen der Ausgangsrechnung auf die üblichen Erlös- und Steuerkonten wie bei jeder anderen Ausgangsrechnung auch. Einnahmen/VerkaufWenn Sie Waren verkaufen, gibt zwei Möglichkeiten der Buchung: 1. Buchung bei Bezahlung der Rechnung (Nicht bei Soll-Besteuerung): Das ist die einfachste Lösung, hat aber den Nachteil, dass Sie keinen Überblick über noch zu zahlende Rechnungen (Offene Posten) haben.
2. Buchung in zwei Stufen
Für die Buchung in zwei Stufen stehen in Collmex buchhaltung basic,
basic, plus, pro und verein Buchungsvorlagen unter der Rubrik "Kunden"
zur Verfügung. Wenn Sie Rechnungen mit Collmex erstellen, können Sie
diese direkt in die Buchhaltung übernehmen. Differenzbesteuerung (Verkauf) Bei der Differenzbesteuerung nach §
25 a Umsatzsteuergesetz zahlen Sie die Umsatzsteuer nur auf die
Differenz von Einkaufs- und Verkaufspreis. In den von Collmex verwendeten Kontenrahmen sind keine speziellen Konten für die Differenzbesteuerung vorgesehen. Damit alles nachvollziehbar bleibt, sollten Sie eigene Konten für Einkauf und Verkauf anlegen. BEISPIEL: Der Händler Müller kauft von einer Privatperson einen Tisch für 1000 €, den er für 2190 € weiterverkauft. Buchung Verkauf (» Buchung Einkauf)
Beim Vertrieb von Waren können folgende Kosten anfallen:
Vertriebskosten können entweder auf das Konto 4700 gebucht werden oder getrennt auf die folgenden Konten:
BEISPIEL: Der Unternehmer Kienzle aus Stuttgart liefert an den Einzelhändler Abbinger aus München Waren per Bahn. Die Lieferung erfolgt frei Haus. Das heißt, die Kosten gehen zu Lasten des Lieferanten Kienzle. Dieser erhält folgende Rechnung:
Buchung
Berechnet der Lieferant dem Kunden die Vertriebskosten, so muss der Lieferant diese als Erlöse zu buchen. Buchung
Warenrücksendungen und -gutschriften (Verkauf) Kommt es zu Gutschriften auf der Verkaufsseite, so schmälern diese den Verkaufserlös, die Umsatzsteuer sowie die Forderungen. Ein Lieferant hat einem Kunden Waren im Wert von 3.000 € + 570 € USt. = 3570 € geliefert. Der Kunde sendet einen Teil der Ware wegen Mängeln zurück. Der Lieferant erteilt seinem Kunden eine Gutschrift über 1.000 € + 190 € USt. = 1190 €. Buchung bei Zahlungsausgang der Gutschrift
Skonto, Bonus und Rabatt (Verkauf) Skonto: Das ist der Betrag, den sich der Kunde bei der Zahlung innerhalb einer vereinbarten Frist vom Rechnungsbetrag abzieht. Der Skontoabzug hat für den Lieferanten eine Minderung des Ertrags und der Umsatzsteuer zur Folge. Beim Kunden mindert er die Vorsteuer und die Anschaffungskosten. Rabatt: Ein Rabatt wird in der Regel direkt beim Ausstellen der Rechnung Preis mindernd berücksichtigt. Dabei berechnet der Lieferant die Umsatzsteuer vom bereits geminderten Rechnungsbetrag. Bonus: Das ist ein nachträglich gewährter Preisnachlass. Er staffelt sich meist nach der Höhe des Umsatzes. Der Lieferant will damit den Kunden veranlassen möglichst viel bei ihm zu kaufen. Der Bonus mindert ebenso wie der Skonto beim Lieferanten Ertrag und Umsatzsteuer, beim Kunden Vorsteuer und Anschaffungskosten. Rabatte, die bereits Preis mindernd auf der Rechnung berücksichtigt sind, werden in der Buchhaltung nicht erfasst. Wird ein Rabatt nachträglich gewährt oder will man die gewährten Rabatte gesondert buchen, stehen hierfür die Konten 8790 (SKR03) und 4790 (SKR04) zur Verfügung. Skonti mindern den Erlös und werden auf einem gesonderten
Konto erfasst. Buchung bei Zahlungseingang
Boni mindern den Erlös und werden auf die Konten 8736 (SKR03)
und 4736 (SKR04) gebucht. Buchung
Ein Kunde zahlt die Rechnung nicht fristgerecht. Sie mahnen ihn und
fordern ihn zur Zahlung der Rechnung mit Mahngebühren auf. Daraufhin
bezahlt der Kunde die Rechnung inklusive Mahngebühren. Buchung bei der Verwaltung offener Posten
Buchung ohne offene Posten
Sie gewähren Ihrem Geschäftspartner Provisionen für den Verkauf Ihrer Waren oder Dienstleistungen. Für die Buchung stehen die Konten 4760 (SKR03) und 6770 (SKR04) zur Verfügung.
Wenn Sie von Ihrem Kunden den Rechnungbetrag per Lastschrift einziehen und dessen Konto nicht gedeckt ist, die Bankverbindung nicht korrekt ist oder der Kunde Widerspruch gegen die Lastschrift eingelegt hat, kommt es zur Rückbuchung, der so genannten Rücklastschrift. Die Kosten für die Rücklastschrift dürfen die Banken seit dem BGH-Urteil vom 8.3.2005 nicht mehr direkt dem Kontoinhaber in Rechnung stellen. Statt dessen reicht die Schuldner-Bank (Bank des Kunden) die Kosten an die Gläubiger-Bank (=Ihre Bank) weiter. Diese belastet dann wiederum Ihr Konto mit dem ursprünglichen Betrag, den Gebühren der Schuldner-Bank plus den Gebühren der Gläubiger-Bank. Ihr Konto wird belastet um:
Die Rücklastschrift hat zur Folge, dass Ihr Erlös verringert wird und damit auch Ihre Umsatzsteuer-Schuld. Außerdem sind Ihnen Kosten (Rücklastschrift-Gebühr) entstanden. BEISPIEL: Sie haben von Ihrem Kunden 11,90 € eingezogen. Dessen Konto war nicht gedeckt. Es kommt zur Rücklastschrift. Außerdem berechnet Ihnen die Bank eine Gebühr von 8,50 €. Die folgende Buchung hat keinen Bezug mehr zu der Rechnung. Bei der Buchung wird Ihr Erlös und die Umsatzsteuerschuld gemindert. Die Rücklastschrift-Gebühr wird als Aufwand gebucht. Buchung Bankumsatz (1)
Sofern die Lastschrift berechtigt war, dürfen Sie die Rücklastschrift-Gebühren laut dem BGH-Urteil vom 2.3.2005 an Ihren Kunden weiter berechnen. In diesem Fall, müssen Sie zusätzlich Umsatzsteuer in Rechnung stellen, weil es sich um eine Nebenleistung (zur eigentlichen Leistung) handelt. Für Sie ist das also ein Erlös. Sie erstellen dafür eine Rechnung, die wie folgt gebucht wird: Buchung Rechnung über die Rücklastschrift-Gebühr
Entscheidet sich der Kunde für eine erneute Lastschrift oder möchte er das Geld überweisen, stornieren Sie die erste Buchung (1) und erzeugen eine neue Forderung. Auch diese hat keinen Bezug mehr zu der Rechnung. Sie sollten deshalb im Belegtext die Rechnungsnummer angeben (z.B. Rücklastschrift zur Rechnung 4711) Buchung Bankumsatz (2)
Sie haben Ihrem Kunden für die erbrachte Leistung eine Rechnung ausgestellt. Der Kunde hat auch nach wiederholter Mahnung nicht gezahlt. Wenn Sie damit rechnen, dass Sie keine Zahlung mehr erhalten werden, buchen Sie den offenen Posten als Forderungslverlust aus. BEISPIEL
Wenn Sie Ihre Forderungen über ein Inkasso-Unternehmen eintreiben, fallen dabei Kosten an, die als Betriebsausgaben abziehbar sind. Die Inkasso-Kosten sind Nebenkosten des Geldverkehrs und werden auf die Konten 4970 (SKR03) bzw. 6855 (SKR04) gebucht. BEISPIEL: Sie erhalten folgende Rechnung vom Inkasso-Unternehmen:
Überwiesen werden Ihnen vom Inkasso-Unternehmen 24,39 €. Diese setzen sich wie folgt zusammen:
Buchung
Druckereien und Werbeagenturen übernehmen häufig den Versand von Werbe- oder Informationssendungen für Ihre Kunden. Ist auf der Sendung der Kunde als Absender genannt, stellt das Porto für die Druckerei oder Werbeagentur einen durchlaufenden Posten dar. BEISPIEL: Die Agentur Schmidt macht ein Briefmailing für den Kunden ABC und stellt diesem 1.190 € für die Erstellung des Mailings und 300 € Porto in Rechnung. Buchung des Portos als durchlaufender Posten
Buchung der Porto-Rechnung
Ist der Absender nicht genannt, wird der gesamte Rechnungsbetrag auf das Erlöskonto gebucht. Das Gleiche gilt für Versandhändler. Auch hier wird das Porto dem Kunden umsatzsteuerpflichtig in Rechnung gestellt und als Erlös gebucht. Umsatzsteuer bei Versandkosten Versandkosten sind eine sogenannte Nebenleistung. Nebenleistungen werden gleich besteuert, wie die Hauptleistung (Abschn 29, Abs 5 UStR). Wenn Sie in einer Rechnung Produkte mit verschiedenen Umsatzsteuersätzen abrechnen, gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie die Umsatzsteuer der Nebenleistung berechnet werden kann.
Bei Collmex haben wir die gängigste und einfachste Variante gewählt: Die Versandkosten werden immer mit dem höchsten Umsatzsteuersatz berechnet, der in der Rechnung enthalten ist. Damit ist man auf der sicheren Seite. Die erhaltene Anzahlung ist noch kein betrieblicher Erfolg, weil
die Leistung noch nicht erbracht bzw. die Lieferung noch nicht erfolgt
ist. Sie muss deshalb auf ein spezielles Konto gebucht werden: 1718
(SKR03) bzw. 3270 (SKR04) Erhaltene Anzahlungen.
1. Buchung der Anzahlung
2. Buchung der Rechnung
3. Konto "Erhaltene Anzahlungen" auflösen
4. Am 20.6.2007 bezahlt der Kunde den Restbetrag von 11.900,00 €.
Innergemeinschaftliche Lieferung Eine innergemeinschaftliche Lieferung liegt vor, wenn Sie einen Gegenstand
vom Inland in ein anderes EU-Land liefern. In der Regel ist diese
Lieferung steuerfrei. Voraussetzung ist, dass der Abnehmer ein Unternehmen
mit UStId ist. (s. §6a
UStG) Umsätze aus innergemeinschaftlichen Lieferungen müssen laut § 18a UStG als Zusammenfassende Meldung an das Zentralamt für Steuern gemeldet werden. BEISPIEL: Sie liefern an einen spanischen Unternehmer (mit Umsatzsteuer-ID) Geräte im Wert von 20.000 €. Buchung
Ausfuhrlieferung Eine Ausfuhrlieferung liegt vor, wenn Sie einen Gegenstand vom Inland
in ein Drittland (außerhalb der EU) liefern. In der Regel ist diese
Lieferung steuerfrei. Voraussetzung ist, dass die Ausfuhr nachgewiesen
werden kann. Beim Abnehmer kann es sich auch um eine Privatperson
handeln. (s. §6
UStG) Buchung
Sonstige Leistungen Bei sonstigen Leistungen ist der Ort der sonstigen Leistung entscheidend. Dieser ist in §3a UStG definiert. Ist der Ort in Deutschland, unterliegt der Umsatz der Umsatzsteuer, andernfalls ist er nicht steuerbar. Wo der Ort der sonstigen Leistung liegt, ist jedoch reine Definitionssache und hat nur beschränkt damit zu tun, wo der Unternehmer tatsächlich tätig wurde. So gilt z.B. eine Leistung als Ingenieur immer als beim Kunden ausgeführt, auch wenn der Ingenieur komplett von seinem Büro aus in Deutschland gearbeitet hat (§3a Abs 3). Bei anderen Leistungen (z.B. Bauleistungen), kommt es wiederum darauf an, wo das Grundstück liegt, auf dem die Leistung erbracht wurde. (§3a Abs 2).
BEISPIEL: Sie sind Unternehmensberater und beraten einen Kunden mit Sitz im EU-Ausland Buchung
In den Collmex Komplettpaketen sowie Collmex rechnung steuern Sie verschiedenen Fälle über die Produktart (Artikel/Dienstleistung), die Lieferadresse, die UStId im Kundenstamm sowie dem Kennzeichen 'USt auch im Ausland' (bei sonstigen Leistungen nach §3a Abs 1) sowie dem Kennzeichen 'Privatperson' im Kundenstamm. Wenn Sie die Rechnung in die Buchhaltung übernehmen, werden automatisch die entsprechenden Konten gebucht. Die Vermietung und Verpachtung von Grundstücken ist nach § 4 Nr. 12 Umsatzsteuergesetz von der Umsatzsteuer befreit. Buchung steuerfreie Erlöse aus Mieteinnahmen
Erlöse, die nicht von der Umsatzsteuer befreit sind oder wo auf die Umsatzsteuerbefreiung verzichtet wurde, werden auf die Erlöskonten 8400 (SKR03) und 4400 (SKR04) Erlöse 19 % Ust. gebucht. Buchung
Die Konten 8105 bzw. 4105 legen Sie unter Verwaltung --> Konto selbst an. Sie sind standardmäßig nicht Collmex-Kontenrahmen enthalten. Sie verkaufen an Ihre Kunden Gutscheine. Dabei stellt sich umsatzsteuerlich die Frage, wann eine umsatzsteuerpflichtige Leistung vorliegt. Also ob bereits die Ausgabe des Gutscheins der Umsatzsteuer unterliegt oder erst dessen Einlösung. Umsatzsteuerlich sind zwei Fälle zu unterscheiden: 1. Allgemeiner Gutschein: Wird in dem Gutschein keine konkrete Ware oder Leistung bezeichnet, handelt es sich um einen Tausch des Zahlungsmittels (Geld gegen Gutschein). Die Ausgabe des Gutscheins stellt noch keine Lieferung dar. Es liegt auch keine Anzahlung vor. Erst bei der Einlösung des Gutscheins wird die Umsatzsteuer fällig. BEISPIEL bei Ausgabe
BEISPIEL beim Einlösen
Hinweis. Alternativ können Sie für die Gutscheine ein eigenes Verbindlichkeitskonto anlegen. 2. Spezieller Gutschein: Stellen Sie den Gutschein für eine bestimmte Leistung oder Ware aus, unterliegt der gezahlte Betrag als Anzahlung der Umsatzsteuer. Buchung wie 1. - 3. bei Anzahlungen im Verkauf AnlagenEin Posten der Bilanz heißt Anlagevermögen. Zum Anlagevermögen gehören
nur Dinge, die dem Betrieb auf die Dauer dienen sollen. Dazu gehören
immaterielle Wirtschaftsgüter (z.B. Rechte, Patente, Lizenzen), Sachanlagen
(z.B. Grundstücke, Bauten, Maschinen, Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung)
und Finanzanlagen (z.B. Wertpapiere, Beteiligungen).
Für die Buchung von Anlagegütern stehen eine eigene Vorlagengruppe bzw. eigene Vorlagen zur Verfügung. In Collmex buchhaltung light befinden sich die Vorlagen für die Anlagen in der Vorlagengruppe Ausgaben. Kauf von Anlagevermögen (Sachanlagen) Beim Kauf einer Anlage werden die Anschaffungskosten auf die entsprechenden Anlagekonten gebucht. Die Vorsteuer kann sofort geltend gemacht werden. Berechnung der Anschaffungskosten:
Beipiel: Der Unternehmer Müller hat am 1.3.2007 eine Maschine für 14.280 € (incl. 2.280 € Vorsteuer) gekauft.
Ausnahme sind Anlagen, deren Anschaffungskosten bis 1.000 € betragen, sog. geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG).
Wenn Sie eine Anlage vor der Nutzung von Collmex gekauft haben, buchen Sie nicht den Anlagenkauf sondern den Restbuchwert der Anlage als Saldenvortrag. In der Anlagenverwaltung geben Sie den Netto-Kaufpreis ein. BEISPIEL: Sie haben einen Pkw am 1.1.2006 für 35.000 € netto gekauft. Am 1.1.2008 haben Sie mit der Nutzung von Collmex begonnen. Der Pkw wurde bereits über zwei Jahre (2006-2007) abgeschrieben und hat nun einen Wert von 26,250 €. Buchung zum 1.1.2007
Innergemeinschaftlicher Erwerb von Anlagen Ein Anlagenkauf wird normalerweise auf das Anlagenkonto gebucht und nicht auf ein Aufwandskonto, da betrieblicher Aufwand erst mit den Abschreibungen entsteht und nicht schon beim Kauf. Auf der anderen Seite muss der Anlagenkauf auf das Konto 3425/5425 gebucht werden, damit der Betrag in der Umsatzsteuervoranmeldung erscheint. Aus diesem Grund wird die Buchung auf das Konto 3425/5425 durch eine gleichzeitige Gegenbuchung wieder ausgeglichen. Buchung
Lineare Abschreibung: Hierbei werden die Anschaffungskosten gleichmäßig
über die Nutzungsdauer verteilt. Degressive Abschreibung (Achtung! Darf für Wirtschaftsgüter mit Anschaffungsdatum nach dem 31.12.2007 nicht angewendet werden.): Bei dieser Methode wird in fallenden Beträgen abgeschrieben. Das hat den Vorteil, dass bereits im Jahr des Anlagenkaufs ein relativ hoher Betrag abgeschrieben werden kann. Der Abschreibungssatz ist bei der degressiven Abschreibung grundsätzlich
auf den letzten Buchwert am Ende des letzten Wirtschaftsjahres anzuwenden.
Dabei darf der Abschreibungssatz maximal das Zweifache des linearen
Abschreibungssatzes betragen und 20 Prozent nicht übersteigen (gilt
ab 1.1.2001). 1. Jahr: 20.000 € (Buchwert) x 16,67 % = 3.334 € (Abschreibungsbetrag);
Wenn Sie ein Wirtschaftgut für Ihr Unternehmen kaufen, das zum Anlagevermögen gehört, können Sie den Kaufpreis nicht sofort als Betriebsausgabe buchen, wenn
Diese Wirtschaftsgüter müssen Sie "abschreiben". Das heißt, Sie buchen
jedes Jahr nur einen bestimmten Betrag als Betriebsausgabe. Das ist
die so genannte Abschreibung. Die Buchung der Abschreibung erfolgt
entweder jährlich in einer Buchung oder monatlich. Haben Sie das Wirtschaftsgut nicht im ersten Monat des Wirtschaftjahres
gekauft, darf nicht der volle Jahresbetrag abgeschrieben werden. Stattdessen
wird monatsgenau gerechnet. BEISPIEL
In Collmex steht ein automatischer Abschreibungslauf zur Verfügung, mit dem alle Anlagen in einem Arbeitsschritt abgeschrieben werden können. Wenn Sie manuelle Abschreibungen vornehmen möchten, verwenden Sie die Vorlage Abschreibung in der Vorlagengruppe Anlagen. Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) Vor 2008 konnten Wirtschaftsgüter bis zu einer Grenze von 410 € netto sofort abgeschrieben werden. Die Grenze verringert sich ab 2008 auf 150 €, d.h. nur noch bei einem Anschaffungswert unter 150 € kann der Kauf direkt als Betriebsausgabe gebucht werden. BEISPIEL Sofortabschreibung
Für Wirtschaftsgüter von über 150 bis maximal 1.000 € gilt eine Poollösung. Sämtliche Wirtschaftsgüter, die innerhalb eines Jahres angeschafft werden und die oben genannte Wertgrenze nicht überschreiten, werden in einem Pool zusammengefasst. Jeder Pool wird wie ein einzelnes Wirtschaftsgut behandelt und über einen Zeitraum von fünf Jahren linear abgeschrieben unabhängig von Veräußerungen, Entnahmen oder Wertminderungen. Die Regelung gilt für alle Wirtschaftsgüter, die nach dem 31.12.2007 angeschafft wurden. BEISPIEL beim Kauf eines Wirtschaftsgutes, das über 150 bis 1.000 € (ohne Mehrwertsteuer) kostet.
Abschreibungsbeispiel Sammelposten (1/5 des Gesamtwertes): Der Sammelposten hat einen Wert von 5.000 €. Es werden am Jahresende 1.000 € abgeschrieben.
Für den Anlagen-Pool steht in der Anlagenverwaltung eine eigene Funktion zur Verfügung (nicht in allen Versionen). Vorgehensweise (nicht für Collmex buchhaltung light)
Vorgehensweise nur für Collmex buchhaltung light In Collmex buchhaltung light ist keine Anlagenverwaltung integriert. Sie verwalten deshalb den Sammelposten außerhalb des Programms als Liste. Am Jahresende ermitteln den Gesamtwert und daraus den Abschreibungsbetrag.
Zusätzlich zur normalen Abschreibung können außerplanmäßigen Abschreibungen vorgenommen werden z.B. auf Grund von außergewöhnlicher wirtschaftlicher Abnutzung oder Beschädigung.
Buchungsvorlagengruppe Anlagen --> Außerplanmäßige Abschreibung Verkauf von Anlagevermögen (Sachanlagen) Wenn Sie Anlagengüter verkaufen, sind folgende Aktionen auszuführen:
BEISPIEL Buchgewinn: Sie verkaufen am 12.5.2007 einen Pkw für 8.000
€ + 1.520 € USt = 9.520 €. In der Vorjahresbilanz ist
der Pkw noch mit einem Wert von 7.000 € ausgewiesen. Die Abschreibung
im Jahr des Verkaufs (2007) beträgt 1.000 €.
Buchung Verkauf mit Buchgewinn
Buchung Anlagenabgang mit Buchgewinn
Buchung Anlagenverkauf mit Buchverlust
Buchung Anlagenabgang mit Buchverlust
Steuerfreie Abgänge (z.B. bei Grundstücken) werden auf folgende Konten gebucht:
BEISPIEL Verlust
BEISPIEL Gewinn
Buchungsvorlagengruppe Anlagen Zum Anlagenverzeichnis eines Geschäftsjahres werden die Vermögensgegenstände unter Einbeziehung der Abschreibungen aufgelistet.
Der Investitionsabzugsbetrag hat das Ziel, kleinen und mittleren Betrieben zukünftige Investitionen zu erleichtern. Zu diesem Zweck besteht laut § 7g Einkommensteuergesetz die Möglichkeit, für die künftige Anschaffung oder Herstellung eines abnutzbaren beweglichen Wirtschaftsguts bis zu 40 Prozent der voraussichtlichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten gewinnmindernd abziehen. Der Investitionsabzugsbetrag ist erstmals für Wirtschaftsjahre anzuwenden, die nach dem 17. August 2007 enden. Davor konnte eine Ansparrücklage gebildet werden. Buchung Investitionsabzugsbetrag 1. Bildung
2. Auflösung
Konten, die im Standard-Kontenrahmen von Collmex nicht vorhanden sind, legen Sie unter Verwaltung bzw. Firma --> Konto . Die Umsätze aus dem Investitionsabzugsbetrag gehören in den Bereich Ergänzende Angaben der Anlage EÜR. Leider ist es nicht möglich die "Ergänzenden Angaben" eindeutig aus der Buchhaltung zu ermitteln, da es sich hierbei um steuerliche Korrekturen handelt. Geleistete Anzahlungen und Anlagen im Bau Im Bau oder in der Erstellung befindliche Anlagen müssen in der Bilanz gesondert ausgewiesen werden. Anzahlungen auf solche Anlagen werden als Anlagevermögen in der Bilanz ausgewiesen, denn Sie gelten als flüssige Mittel, die in der Anlage festgelegt worden sind. BEISPIEL: Sie haben ein Unternehmen beauftragt eine Ladeneinrichtung zu erstellen. Dem Fortschritt entsprechend leisten Sie eine Anzahlung in Höhe von 11.900,- €. Sie legen die Anlage an und buchen wie folgt:
Nach der Fertigstellung werden die auf den Übergangskonten "Anlagen im Bau" gebuchten Beträge auf die entsprechenden Anlagekonten umgebucht.
Eine Privatentnahme liegt vor, wenn ein Wirtschaftsgut aus dem Betriebsvermögen in das Privatvermögen überführt wird. Privatentnahmen sind teilweise umsatzsteuerpflichtig. Man unterscheidet folgende Arten von Privatentnahmen:
Die Geldentnahme ist nicht umsatzsteuerpflichtig.
Eine Sachentnahme ist dann umsatzsteuerpflichtig, wenn der Unternehmer
einen Gegenstand aus seinem Unternehmen im Inland entnimmt und für
Zwecke außerhalb der Unternehmens verwendet. Und wenn der Gegenstand
vorsteuerabzugsfähig war. BEISPIEL Nettoeinkaufspreis: Der Unternehmer Schmidt entnimmt im
Juni 2007 aus seinem Unternehmen Waren im Wert von 119 € (incl.
19 % USt.). Zu diesem Preis hatte er sie im Januar eingekauft. BEISPIEL Selbstkosten: Ein Ehepaar besitzt ein Restaurant in Berlin. Ihre Sachentnahmen bewerten Sie mit Pauschbeträgen:
1. Buchung der steuerpflichtigen Umsätze 19 % von 792,00 €:
2. Buchung der steuerpflichtigen Umsätze 7 % von 792,00 €:
Der Anteil der privaten Nutzung eines PKW kann entweder durch ein Fahrtenbuch, mit der 1%-Methode oder durch Schätzung ermittelt werden. Die Nutzung wird besteuert. BEISPIEL FahrtenbuchmethodeEin Unternehmer nutzt den Geschäftswagen zu 20 % für private Zwecke. Im Monat August sind für das Fahrzeug folgende Kosten entstanden:
» Steuerpflichtige unentgeltliche sonstige Leistung: 500 €
(20 % von 2.500 €) Buchung
BEISPIEL 1 %-Methode
Buchung
SchätzungSchätzen Sie den Anteil für die private Nutzung und gehen Sie dann vor wie bei der Fahrtenbuchmethode. Private Nutzung der Telefonanlage Die private Nutzung der betrieblichen Telefonanlage ist eine steuerpflichtige Leistung, die als Privatentnahme zu verbuchen ist. Berechnung: Wert der Anlage (ohne Vorsteuer) : 5 Jahre Nutzungsdauer = Betrag x Anteil der privaten Nutzung in Prozent (z.B. 1.500,- € : 5 (Jahre) = 300,- € x 20 (Privatanteil)= 60,- €). Buchung
Privater Anteil der Telefonkosten (Grundgebühr, Gesprächsgebühren usw.) Der private Anteil an den Telefonkosten unterliegt nicht der Umsatzsteuer, da er keine unentgeltliche Leistung darstellt. Die Vorsteuer von 19 % ist abziehbar. BEISPIEL: Buchung bei Abbuchung der Rechnung
Die Buchung des privaten Anteils kann auch am Jahresende erfolgen. Die Buchung sieht dann z.B. so aus:
BEISPIEL: Ein Malermeister setzt einen seiner Gesellen zur Renovierung seines Wohnhauses ein. Dabei verwendet er Tapeten und Farben aus seinem Lager im Wert von netto 2.500 €. Die Renovierungsarbeiten werden mit 6.250 € bewertet. Das ergibt zusammen 8.750 € + 1.662,50 € Umsatzsteuer. Buchung
Eine Privateinlage liegt vor, wenn ein Wirtschaftsgut, Rechte, Geld o. Ä. aus dem Privatvermögen in das Betriebsvermögen überführt werden. Sie unterliegen nicht der Umsatzsteuer. Bei der Buchung wird der Nettowert des Wirtschaftsgutes angesetzt. BEISPIEL: Ein Unternehmer überweist 10.000 € von seinem Privatkonto auf das Geschäftskonto. In diesem Fall ist folgende Buchung erforderlich:
Handelt es sich um andere Wirtschaftsgüter, werden statt der Bank entsprechend andere Konten verwendet. Diese können z.B. Waren- oder Anlagekonten sein.
Für die Buchung von Privat-Entnahmen und -Einlagen gibt eine eigene Vorlagengruppe mit dem Titel "Privat". Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer Wenn Sie ein Arbeitszimmer in Ihrer Privat-Wohnung geschäftlich nutzen, können Sie die Kosten (Miete und Nebenkosten) anteilig als Betriebsausgaben geltend machen. Die Buchung erfolgt auf die Konten 4288 (SKR03) bzw. 6348 (SKR04). BEISPIEL: Die Privat-Wohnung von Frau Müller hat eine Größe 100 qm, das Arbeitszimmer hat 10 qm. Die jährliche Kosten für die Wohnung inklusive Nebenkosten betragen 8.400 € und wurde jeweils vom Privatkonto abgebucht. Da das Arbeitszimmer 10 % der Wohnung einnimmt, kann Frau Müller 10 % der Kosten 840 € als Betriebsausgaben ansetzen. Buchung
Sammelüberweisung und Sammellastschrift Bei einer Sammelüberweisung oder Sammellastschrift werden mehrere Überweisungen oder Lastschriften in einem Auftrag an die Bank übermittelt. Üblicherweise wird die Summe der enthaltenen Überweisungen oder Lastschriften in einem einzigen Posten auf Ihrem Kontoauszug abgebucht oder gutgeschrieben. Wenn Sie z.B. 10 Überweisungen in einer Sammelüberweisung an die Bank übermitteln, erscheint trotzdem nur ein einziger Umsatz auf Ihrem Kontoauszug mit der Summe der 10 enthaltenen Überweisungen. In Collmex legen Sie Sammelüberweisungen und Sammellastschriften direkt aus den offenen Posten heraus an und übermitteln diese dann entweder per integriertem HBCI-Modul an die Bank oder Sie exportieren die DTAUS-Datei zur externen Weiterverarbeitung. Die Buchung erfolgt in zwei Schritten:
BEISPIEL: Sie haben zwei offene Lieferantenrechnungen zu 80,00 € und 20,00 € als Verbindlichkeit. In Collmex legen Sie unter 'Buchhaltung -> Zahlungen -> Zahlungen anlegen -> Offene Posten suchen' eine Sammelüberweisung an. Bei der Übermittlung an die Bank bucht das Programm automatisch wie folgt:
Einige Tage später erscheint die Sammelüberweisung als ein Posten mit 100,00 € auf Ihrem Kontoauszug. Nutzen Sie die Buchungsvorlage unter 'Belege buchen -> Finanzen -> Sammelüberweisung', um das Geldtransitkonto wieder auszugleichen:
Achtung: Sollten die Überweisungen oder Lastschriften auf dem Kontoauszug einzeln ausgewiesen werden, wenden Sie sich an Ihre Bank mit der Bitte dies umzustellen. Kreditkarten-Zahlung (Einkauf) Wenn Sie Einkäufe mit der Kreditkarte statt mit Bargeld bezahlen, ist folgendes zu beachten: Die Belastung des Bankkontos erfolgt zu einem anderen Zeitpunkt als die Zahlung. Es sind deshalb zwei Buchungsschritte erforderlich:
Für die Kreditkarte stehen die Konten 1730 (SKR03) und 3610 (SKR04) zur Verfügung. BEISPIEL: Frau Schmidt betankt am 3.1.2007 ihren Geschäftswagen und bezahlt die Rechnung in Höhe von 59,50 € mit ihrer Kreditkarte. Am 1.2.2007 erhält Sie die Kreditkartenabrechnung. Der Betrag wird am selben Tag vom Konto abgebucht. 1. Buchung der Zahlung mit Belegdatum 3.1.2007
2. Buchung der Kreditkartenabrechnung mit Belegdatum 1.2.2007
Kreditkartenabrechnung mit mehreren Positionen Jede Zahlung, die Sie mit Ihrer Kreditkarte tätigen, buchen Sie als einzelnen Beleg. Die Buchung der Kreditkartenabrechnung erfolgt in einem Betrag. Gebühren für den Auslandseinsatz der Kreditkarte BEISPIEL bei Kfz-Kosten
Kreditkarten-Zahlung (Verkauf) Zahlt Ihr Kunde mit einer Kredit- oder EC-Karte wird der Betrag häufig nicht direkt Ihrem Firmenkonto gutgeschrieben. Der Betrag wird deshalb zunächst auf das Konto Geldtransit gebucht. Erst beim Eingang der Zahlung wird der Betrag auf das Bankkonto umgebucht. BEISPIEL Ihr Kunde kauft eine Ware für 119 € (incl. 19 % Umsatzsteuer) und zahlt mit seiner Kreditkarte. Buchung beim Verkauf
Buchung beim Zahlungseingang auf Ihrem Bankkonto. In der Regel zieht die Kreditkartengesellschaft die Gebühr gleich ab.
Paypal ist ein Online-Zahlungsdienstleister und gehört zu eBay. Am 2.7.2007 ist Paypal eine Bank geworden. Das besondere bei Paypal ist, dass die Finanzdaten (z.B. Konto, Kreditkartennummer) des Senders dem Empfänger der Zahlung verborgen bleiben. So wird Missbrauch vorgebeugt. Das Paypal-Konto wird ebenso behandelt wie normale Bankkonten. Sie
legen dafür ein eigenes Buchhaltungs-Konto an. Buchung
Überweisung auf Ihr Bankkonto
In Collmex legen Sie unter Verwaltung --> Konto --> anlegen ein eigenes Konto für Paypal an. Im Moment ist es leider noch nicht möglich, Kontoauszüge von Paypal in Collmex zu importieren. Bei den Darlehen unterscheidet man zwischen
Für die Buchung stehen folgende Konten zur Verfügung:
Häufig ist der Rückzahlungsbetrag höher als der Ausgabebetrag. Die Differenz bezeichnet man als Damnum/Disagio. Sie wird auf das Konto 0986 (Damnum/Disagio) gebucht. Der Betrag wird über die Laufzeit des Kredits verteilt. Im Jahr der Kreditaufnahme erfolgt die Verteilung taggenau. Darlehensaufnahme BEISPIEL: Ein Unternehmer nimmt am 1.7.2007 ein Darlehen in Höhe von 50.000 € für eine Laufzeit von 10 Jahren auf. Das Damnum/Disagio beträgt 2 %, der Zinssatz 5 %. Die Auszahlung erfolgt abzüglich 2 % Damnum/Disagio. Buchung bei der Darlehensaufnahme
Da das Damnum/Disagio auf die Laufzeit des Darlehens zu verteilen (1.000 € : 10 Jahre = 100 €) ist und im Jahr der Darlehensaufnahme taggenau (100 € : 2 = 50 €) zu verteilen ist, erfolgt am 31.12.2007 folgende Buchung:
Darlehensrückzahlung Es werden grundsätzlich drei Darlehensarten unterschieden:
BEISPIEL: Am 1.7.2007 wurde ein Bankdarlehen in Höhe von 1.000.000 € aufgenommen. Das Darlehen wird in gleich bleibenden Raten von 100.000 € über 10 Jahre getilgt. Die erste Rate wird am 1.7.2006 fällig. Der Zinssatz beträgt 5 %. Buchung der Tilgung und der Zinsaufwendung am 1.7.2006 (bei anderen Laufzeiten wird statt dem Konto 0630 ein anderes verwendet (siehe oben)
Beim Leasing ist für die Buchhaltung zunächst die Frage zu klären, wem der Leasinggegenstand zuzurechnen ist.
Zu 1. BEISPIEL der Leasingrate beim Leasingnehmer
Zu 2. Fragen Sie zu diesem Fall bitte einen Steuerberater. BEISPIEL Tagesgeld-Konto für Kapitalgesellschaften und Personenhandelsgesellschaften i.S.d. § 264a HGB: Kapitalertragssteuer (Zinsabschlagsteuer) und Solidaritätszuschlag werden auf separate Konten gebucht.
BEISPIEL Tagesgeld-Konto für Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit einer natürlichen Person als Vollhafter (z.B. KG, OHG): Kapitalertragssteuer und Solidaritätszuschlag werden zusammen auf das Konto Privatsteuern gebucht.
PersonalLohn und GehaltPersonlkosten sind alle Kosten, die durch die Beschäftigung von Arbeitnehmern verursacht werden. Dazu gehören:
Gehaltszahlung . Handelt es sich um Löhne, verwenden Sie die Konten 4110 (SKR03) bzw. 6010 (SKR04)
Zahlung der Lohn- und Kirchensteuer
Zahlung Versicherungen
Zahlung der vermögenswirksamen Leistungen
Gesetzliche UnfallversicherungDie Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung trägt der Arbeitgeber allein. Buchung der Zahlung
Geringverdiener (Auszubildende)Die Sozialversicherungsbeiträge von versicherungspflichtigen Auszubildenden trägt der Arbeitgeber allein, wenn die Ausbildungsvergütung 325 € monatlich nicht übersteigt.
VorschüsseZahlt der Arbeitgeber Lohn oder Gehalt vor dem festgesetzten Termin, handelt es sich um einen Vorschuss. Der Vorschuss ist eine Forderung des Arbeitgebers gegen den Arbeitnehmer, er stellt also keinen Aufwand dar. Vorschusszahlung
Die Rückzahlung erfolgt entweder per Überweisung oder der Vorschuss wird mit dem Gehalt verrechnet. Rückzahlung Vorschuss per Überweisung
Verrechnung des Vorschusses mit dem Gehalt
Geringfügige BeschäftigungenBei den geringfügigen Beschäftigung wird unterschieden nach:
Für die Buchungen zum Personal steht eine eigene Vorlagengruppe zur Verfügung (nicht in Collmex buchhaltung light). Am Ende eines jeden Geschäftsjahres sind neben der Belegbuchung folgende Tätigkeiten auszuführen:
Ein Abschluss der Konten und ein Saldovortrag in das nächste Jahr ist bei Collmex nicht notwendig und auch nicht vorgesehen. Da die Salden des Vorjahres automatisch in das nächste Geschäftsjahr übernommen werden, müssen die Konten nicht abgeschlossen werden. Dies erleichtert den Jahresabschluss enorm und ermöglicht das gleichzeitige Buchen in mehreren Geschäftsjahren. Für die Erstellungen der Umsatzsteuer-Erklärung gehen Sie wie folgt vor:
Inventur und Bestandsveränderungen buchen (Nicht bei Einnahme-Überschuss-Rechnung) Zum Jahreswechsel erstellen Sie eine Inventurliste, in der Sie alle Vorräte, Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe erfassen. Hat sich der Bestand zum Vorjahr verändert, muss die Bestandsveränderung gebucht werden. BEISPIEL Bestandsminderung
Buchung Bestandsmehrung
In den Versionen Collmex plus und pro steht im Menü Warenwirtschaft eine Inventurliste zur Verfügung. Gewinnverwendung (Nicht bei Einnahme-Überschuss-Rechnung) Der Gewinn des Vorjahres erscheint automatisch in der Bilanz des nächsten Jahres unter dem Bilanzposten Gewinnvortrag. Ebenfalls in diesen Bilanzposten gehen die Konten 860 (SKR03) bzw. 2970 (SKR04) ein. Wenn im aktuellen Jahr fest steht, wie der Gewinn des Vorjahres verwendet werden soll, wird dieser üblicherweise entsprechend der Verwendung diesen Konten auf ein anderes Konto umgebucht (z.B. Eigenkapitalkonten). In der Folge verschwindet der Bilanzposten aus der Bilanz des aktuellen Jahres. Der Gewinn einer GmbH kann an die Gesellschafter ausgeschüttet werden und/oder als Rücklage in der Gesellschaft verbleiben. Wird der Gewinn ausgeschüttet, müssen Kapitalerstragssteuer und Solidaritätzuschlag abgeführt werden. BEISPIEL Der Jahresüberschuss der Firma Maier & Schmidt GmbH für 2007 beträgt 50.000 €. Die Gesellschafter Maier und Schmidt sind zu je 50 % an der Gesellschaft beteiligt. Laut Gesellschafterbeschluss werden vom Überschuss je 20.000 € an die Gesellschafter ausgeschüttet und 10.000 € werden in die Gewinnrücklage eingestellt. Der Kapitalertrag ist mit 20 % zu versteuern (4.000 € je Gesellschafter; insgesamt 8.000 €) und es werden 5,5 % Solidaritätszuschlag fällig (220 € je Gesellschafter; insgesamt 440 €) Buchungsvorschläge für 2008 Saldenvortrag. Diese Buchung führen Sie nur aus, wenn Sie mit der Arbeit am Programm beginnen. Über den Jahreswechsel erfolgt der Gewinnvortrag in Collmex automatisch.
Buchungen nach dem Gesellschafterbeschluss
Zahlung an die Gesellschafter insgesamt
Zahlung von Kapitalerstragssteuer und Solidaritätszuschlag
Bevor Sie die Buchungen durchführen, legen Sie die Konten Verbindlichkeiten gegenüber Gesellschaftern, Verbindlichkeiten aus Einbehaltungen und Einstellungen in andere Gewinnrücklagen unter Verwaltung → Konto an. Mit der Rechnungsabgrenzung werden Werte der richtigen Rechnungsperiode zugeordnet. Damit wird es möglich den Gewinn oder Verlust eines Unternehmens periodengerecht zu ermitteln und die Steuern in der richtigen Höhe und zum entsprechenden Zeitpunkt abzuführen. BEISPIEL Der Kunde hat bereits 2007 gezahlt, die Leistung wird aber erst 2008 erbracht. - Aktive Rechnungsabgrenzung - Die aktive Rechnungsabgrenzung (Abkürzung: ARA) ist eine Leistungsforderung. Sie entsteht, wenn ein Aufwand des neuen Jahres bereits im alten Jahr eine Ausgabe darstellt. Wird zum Beispiel im Dezember eine Vorauszahlung für die Januar-Miete geleistet, wird wie folgt gebucht: Rechnungseingang
Zahlung
Jahresabschluss
Im Januar wird der Aufwand in die richtige Periode gebucht.
- Passive Rechnungsabgrenzung - Die passive Rechnungsabgrenzung wird angewendet, wenn Erträge des neuen Jahres bereits im alten Jahr Einnahmen sind (z.B. Vorauszahlungen). Rechnungsausgang
Zahlung
Jahresabschluss
Im Januar wird der Erlös in die richtige Periode gebucht.
Wenn Sie Beträge im Namen oder für Rechnung eines anderen vereinnahmen oder verausgaben, sind dies durchlaufende Posten, die den Gewinn nicht beeinflussen. Sie gehören nicht zum Entgelt und unterliegen damit auch nicht der Umsatzsteuer. BEISPIELE:
Für die Buchung stehen die Konten 1590 (SKR03) und 1370 (SKR04) zur Verfügung. I. Vereinnahmung Buchung bei Vereinnahmung
Buchung bei Weiterleitung
II. Verausgabung Buchung bei Verausgabung
Buchung, wenn Sie das Geld von Ihrem Kunden erhalten haben
Eine Rückstellung ist ein ungewisse Verbindlichkeit zum Zeitpunkt des Abschlussstichtages. Dabei ist noch nicht klar, wann und in welcher Höhe die Zahlung erfolgen wird. 1. Bildung der Rückstellung
BEISPIEL Bildung Gewerbesteuerrückstellung
2. Auflösung der Rückstellung Erfolgt die Zahlung, wird die Rückstellung aufgelöst. Auflösung
BEISPIEL Auflösung Gewerbesteuerrückstellung
War die Zahlung niedriger als die Rückstellung, buchen Sie den Differenzbetrag im Haben auf eines der folgenden Konten:
BEISPIEL: Sie haben über einen Betrag von 2.500 € eine Rückstellung gebildet, mussten aber nur 2.400 € bezahlen.
War die Zahlung höher als die Rückstellungen, buchen Sie den Differenzbetrag im Soll auf eines der folgenden Konten:
BEISPIEL: Sie haben eine Rückstellung von 2.500 € gebildet, mussten aber 2.600 € bezahlen.
Weitere Rückstellungskonten finden Sie, wenn Sie in der Kontensuche das Stichwort Rückstellung eingeben. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Collmex-Praxis
