Merkblatt zur Einreichung von Jahresabschlussdaten beim Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers nach dem Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG)
Die Form der Veröffentlichung von Jahresabschlüssen wurde mit dem Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) umfassend neu geregelt.
Publizitätspflichtige Gesellschaften, also insbesondere Kapitalgesellschaften und Personenhandelsgesellschaften ohne eine natürliche Person als persönlich haftenden Gesellschafter, müssen ihre Jahresabschlüsse nunmehr in elektronischer Form bei der Bundesanzeiger Verlagsgesellschaft mbH einreichen. Lediglich übergangsweise können die Dokumente bis zum 31. Dezember 2009 alternativ auch in Papierform eingereicht werden.
Mit einem Klick auf die erste Folie können Sie die Präsentation starten. Viel Spass.
Mit der Neuregelung der Veröffentlichungsform wurde zugleich ein weitgehend automatisiertes Verfahren zur Durchsetzung der Offenlegungspflichten eingeführt. Beachten Sie bitte, dass dies auch bedeutet, dass alle veröffentlichten Jahresabschlüsse und sonstige offen gelegten Unterlagen von jedermann rund um die Uhr über das Internet eingesehen werden können.
Hiervon betroffen sind alle einreichungs- und offenlegungspflichtigen Jahresabschlüsse, deren Wirtschaftsjahr ab dem 01. Januar 2006 beginnen. Die Änderungen führen bei bestimmten Größenklassen zu einer verstärkten Transparenz bzw. zu einem vereinfachten öffentlichen Zugriff.
Erstmals müssen neben den Aktiengesellschaften und den großen GmbHs auch die mittelgroßen und kleinen GmbHs zumindest Ihre Bilanz und ihren Anhang (ohne Gewinn- und Verlustrechnung) offen legen und nicht nur eine Hinterlegungsbekanntmachung veröffentlichen.
Einreichungswege
Um die Veröffentlichung der Jahresabschlüsse zu erleichtern, sind für die zentrale Entgegennahme, Speicherung und Veröffentlichung nicht mehr die Registergerichte sondern der elektronische Bundesan-zeiger zuständig.
Alle Abschlüsse mit Geschäftsjahresbeginn ab dem 01. Januar 2006 unterliegen den neuen Vorschriften und sind in der Regel spätestens am 31. Dezember 2007 beim Bundesanzeiger offen zu legen (kapitalmarktorientierte Unternehmen spätestens am 30. April 2007).
Für DATEV-Anwender gibt es künftig zwei Optionen zur elektronischen Offenlegung:
mit Kanzlei-Rechnungswesen über das DATEV-Rechenzentrum direkt an den elektronischen Bundesanzeiger.
Die Veröffentlichungsentgelte für die Einreichung der Unterlagen beim elektronischen Bundesanzeiger sind vom Mandanten zu tragen, egal ob sie ihm direkt in Rechnung gestellt oder vom Steuerberater als Aufwendungsersatz gemäß §§ 675, 670 BGB zurückgefordert werden.
Unterschrift und Signatur Eine handschriftliche Zeichnung ist für die Offenlegung beim elektronischen Bundesanzeiger nicht erforderlich. Darüber hinaus gibt es laut EHUG-Gesetz für eine qualifizierte elektronische Signatur (Absender wird mittels einer PIN als eindeutiger Absender der Dokumente identifiziert) lediglich zwei geregelte Einsatzfelder:
Anmeldung zum Handelsregister durch Mithilfe eines Notars (öffentliche Beglaubigung) beglaubigte Registerauszüge durch Registerbeamte.
Der Bundesanzeiger Verlag sieht allerdings zukünftig eine freiwillige Verwendung von qualifizierten elektronischen Signaturen vor. Arbeiten Sie ab Herbst mit der Lösung in Kanzlei-Rechnungswesen, dann nutzen Sie den sicheren Weg über das DATEV-Rechenzentrum ohne Signaturerfordernisse. Eine Speicherung der Mandantendaten im DATEV-Rechenzentrum ist hierfür nicht erforderlich.
Sanktionen bei Nichtveröffentlichung Der Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers ist gesetzlich verpflichtet, dem Bundesamt für Justiz jeden Verstoß gegen die Offenlegungsfrist und -form anzuzeigen. Dieses wird anschließend von Amts wegen ein Ordnungsgeldverfahren gegen die verantwortlichen Personen und/oder nun auch gegen das betroffene Unternehmen einleiten. Gemäß § 335 HGB wird zunächst ein Ordnungsgeld angedroht. Wenn die Unterlagen nicht innerhalb der Sechs-Wochen-Frist offen gelegt werden, wird das Ordnungsgeld (zwischen 2.500,00 € und 25.000,00 €) festgesetzt. Um Sanktionen zu vermeiden, sollten offenlegungspflichtige Mandanten sowohl auf die Offenlegungsfristen als auch auf die Formerfordernisse hin-gewiesen werden.
Andere offenlegungspflichtige Dokumente Für andere offenlegungspflichtige Dokumente wie z.B. Anmeldungen ans Handelsregister oder Gesellschafterlisten gibt es bei der Zuständigkeit keine Änderung. Es sind nach wie vor die entsprechenden Amtsgerichte und nicht der elektronische Bundesanzeiger zuständig. Auch für diese Dokumente wird seit dem 01. Januar 2007 allerdings vielfach die Einreichung in elektronischer Form unter Verweis auf das elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) gefordert. Dabei ist aber im Gegensatz zur Einreichung an den elektronischen Bundesanzeiger eine Einreichung in gescannter Form oder als PDF-Datei ausreichend.
Weitere Informationen zur neuen Rechtslage und Einzelheiten zur elektronischen Kommunikation mit dem elektronischen Bundesanzeiger, u. a. zu den akzeptierten Dateiformaten und zur Höhe der Veröf-fentlichungsentgelte und der hierzu notwendigen Software zum Herunterladen finden sie auf folgenden Internetseiten der Behörden:
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