Auf dieser Seite haben wir die aktuelle Gesetzeslage sowie Tipps für die Praxis zusammengestellt.
Anforderungen an den Aussteller der Rechnung (= Lieferant)
Die Rechnung muss mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden.
Dazu brauchen Sie ein Zertifikat, eine Chipkarte, ein Lesegerät sowie eine passende Software.
Es ist die Eingabe einer PIN erforderlich, während die Karte im Lesegerät steckt, um das Dokument zu signieren.
Es gibt auch Lösungen für Massensignaturen, damit nicht für jede Rechnung die PIN eingegeben werden muss.
Es kann entweder die E-Mail oder das PDF-Dokument signiert werden.
Es kann auch ein Dienstleister bevollmächtigt werden, die Rechnung mit der Signatur zu versehen. Die mit Collmex verschickten Rechnungen werden z.B. von unserem Partner Pixelletter signiert.
Der Rechnungsempfänger muss mit dem elektronischen Versand einverstanden sein.
Das ist gerade für kleine Firmen ein ganz schöner Aufwand. Während einfache Signaturlösungen schon für unter 100,- EUR zu haben sind, schlagen massensignaturfähige Anwendungen mit mehreren tausend Euro zu Buche. Von den Kosten für die Abwicklung und den möglichen technischen Problemen mal ganz abgesehen.
Trotzdem ist das für viele noch machbar, insbesondere wenn die Rechnung von einen Dienstleister signiert wird. Was aber die wenigsten kennen, sind die:
Anforderungen an den Empfänger der Rechnung (= Kunde)
Die elektronisch übermittelte Rechnung ist eine digitale Unterlage und damit greifen die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU, Kapitel II.1). Es reicht nicht, die Rechnung nur auszudrucken und abzuheften, sondern:
Das übermittelte, verschlüsselte Dokument muss im Originalzustand jederzeit überprüfbar sein.
Die Signatur muss geprüft und das Ergebnis der Prüfung muss dokumentiert werden.
Der Eingang der elektronischen Abrechnung, ihre Archivierung und ggf. Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung muss protokolliert werden
Die verschlüsselte, die entschlüsselte Rechnung, sowie der Schlüssel zur Entschlüsselung und die Prüfprotokolle müssen auf einem Datenträger aufbewahrt werden, der keine Änderungen zulässt.
Damit ist der Rechnungsempfänger praktisch gezwungen, ein elektronisches Archiv zu betreiben. Die einfache Ablage ein einem E-Mail Postfach ist nicht ausreichend.
Handhabung in der Praxis
Um eine praktikable Lösung für steuerehrliche Unternehmen zu finden, sollte folgendes berücksichtigt werden:
Bei Verstoß gegen die Regelungen, droht theoretisch die Streichung des Vorsteuerabzugs für den Kunden. Der Lieferant ist nicht betroffen.
Dies wird jedoch in der Praxis selten angewandt. Vorausgesetzt es handelt sich bei Kunde und Lieferant um steuerehrliche Unternehmen, würden die Finanzämter die Regelungen bewusst ausnutzen, um sonst ehrlichen Unternehmen "das Geld aus der Tasche zu ziehen". Wird dies öffentlich, wäre der Gesetzgeber innerhalb kurzer Zeit gezwungen, die Regelungen zu ändern.
Ein Steuerprüfer interessiert sich für Steuerhinterziehung und nicht für die Art der Rechnungsübermittlung. Wenn ein Betrugsverdacht vorliegt, spielt es keine Rolle, wie die Rechnung übermittelt wurde.
Kommt es zu einer Prüfung, liegt in den meisten Fällen kein professioneller Umsatzsteuerbetrug vor, denn Profi-Umsatzsteuerbetrüger tauchen in der Regel vor der ersten Steuerprüfung unter. Das weiß auch der Prüfer.
Solange eine Rechnung in Papierform abgeheftet wird, kann ein Steuerprüfer nicht erkennen, ob die Rechnung beim Lieferant gedruckt und per Post versendet wurde, oder erst beim Kunden ausgedruckt wurde.
Es besteht jederzeit die Möglichkeit, die Rechnungen per Post vom Lieferant nochmals anzufordern und bei einer Nachprüfung vorzulegen.
Steuerehrliche Unternehmen gehen in der Praxis häufig wie folgt vor:
1. Die Rechnung wird ohne Signatur per Mail verschickt, der Kunde druckt die Rechnung aus und heftet sie ab
Sofern der Ausdruck beim Kunde exakt gleich aussieht wie der Ausdruck beim Lieferant, kann ein Prüfer nicht erkennen, wo die Rechnung gedruckt wurde. Er interessiert sich auch nicht dafür. Sofern der Prüfer von der Übermittlung per E-Mail Kenntnis bekommt, könnte er theoretisch den Vorsteuerabzugs streichen. Für diesen seltenen Fall, reicht der Lieferant die Rechnungen einfach per Post nach. Der Lieferant sichert diese Möglichkeit dem Kunden für den Bedarfsfall zu.
Die Email sollte auf jeden Fall trotzdem aufbewahrt werden. Sollte der Prüfer nämlich erfahren, dass die Rechnung elektronisch übermittelt wurde, besteht laut GDPdU zusätzlich die Pflicht zur Aufbewahrung des Originals.
2. Die Rechnung wird per Fax verschickt
Große Unternehmen akzeptieren meist keine Rechnungen per E-Mail - egal ob mit oder ohne Signatur. Dort wird der Posteingang gescannt und elektronisch weiterverarbeitet. Die Archive sind meist nicht auf die Verarbeitung von signierten Mails ausgelegt und das Ausdrucken nicht im Prozess vorgesehen. Faxe dagegen werden direkt als Datei gespeichert und der Kunde spart sich das scannen.
Der Kunde muss sich bewusst sein, dass nur die Übertragung von Standard-Telefax zu Standard-Telefax zulässig ist und sowohl Kunde als auch Lieferant den Ausdruck in Papierform aufbewahren müssen. Sobald ein Computer-Fax im Spiel ist, muss auch das Fax signiert sein. Solche Lösungen gibt es in der Praxis aber gar nicht. Vom Risiko der Streichung des Vorsteuerabzugs aus gesehen, besteht also kein Unterschied zu einer per E-Mail übermittelten Rechnung.
3. Die Rechnung wird per signierter E-Mail verschickt, der Kunde druckt die Rechnung aus und heftet sie ab
Manche Kunden fordern einfach eine signierte Email. Sie sind sich der Anforderungen auf der Kunden-Seite aber nicht bewusst. Wenn der Lieferant die Rechnung signiert, befriedigt er die Anforderung des Kunden. Es sieht natürlich auch "gut aus", wenn ein Lieferant diesen Service anbietet. Solange der Kunde aber kein geeignetes Archiv betreibt, kann man auf die Signatur genau so gut verzichten.
Collmex-Kunden können direkt mit dem Programm signierte Rechnungen verschicken. Dabei wird die PDF-Datei von unserem Partner Pixelletter signiert und per E-Mail an den Kunden weiter geliefert.
4. Die Rechnung wird per Post verschickt
Diese Lösung ist natürlich unbedenklich.
5. Die Rechnung wird per signierter E-Mail verschickt, der Kunde betreibt ein geeignetes Archiv
Diese Lösung ist ebenfalls unbedenklich, aber in vielen Fällen für den Kunden die teuerste. Insbesondere kleine Unternehmen können sich in seltenen Fällen ein GDPdU-taugliches Archiv leisten.
Fazit:
Viele Unternehmen gehen das Risiko ein und akzeptieren Rechnungen per Mail.
Kaum ein Prüfer wird eine per E-Mail übermittelte Rechnung beanstanden, solange sonst alles in Ordnung ist.
Falls es doch passiert, werden die Rechnungen per Post nachgeschickt.
Hintergrund
Ausgangspunkt der Regelungen ist die EU Richtlinie 2001/115/EG zu den mehrwertsteuerlichen Anforderungen an die Rechnungsstellung. Die Richtlinie legt die Mindestanforderungen fest, lässt den Mitgliedsstaaten jedoch Freiraum bei der Umsetzung. Leider hat der Deutsche Gesetzgeber seinen Spielraum voll ausgeschöpft, und stellt besonders hohe Anforderungen an die Unternehmen.
Mit Hilfe der Regelungen sollte der Umsatzsteuerbetrug effizienter bekämpft werden können. Eine Nachfrage bei einem Mitglied des Finanzausschusses des Deutschen Bundestages hat dies bestätigt: "Der deutsche Gesetzgeber hat vor dem Hintergrund der Notwendigkeit der Bekämpfung des Umsatzsteuerbetrugs bei der Umsetzung der Rechnungsrichtline entschieden, von der den Mitgliedsstaaten eingeräumten Optionsmöglichkeit Gebrauch zu machen und zur Gewährleistung der Echtheit der Herkunft und der Unversehrtheit der Daten zu verlangen, dass eine elektronisch übermittelte Rechnung mindestens mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden muss".
Dabei wurde offensichtlich nicht berücksichtigt, dass ein Umsatzsteuerbetrüger in krimineller Absicht handelt und sich ohne Probleme auch ein Zertifikat besorgen kann - schließlich hat er ja auch ein Unternehmen angemeldet, ein Bankkonto eröffnet, fälscht Rechnungen, tätigt Scheingeschäfte. Außerdem wird er seine Rechnungen an ahnungslose Kunden besser per Post verschicken. Inhaber von beteiligten Unternehmen tauchen meist vor der ersten Prüfung ab. Mit Hilfe der umgesetzten Regelungen kann ein Prüfer die Umsatzsteuerbetrüger jedenfalls nicht leichter erkennen. Das haben uns sogar Steuerprüfer bestätigt.
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