Im Rahmen der Neufassung der Lohnsteuer-Richtlinien 2008 (LStR) hat die Bundesregierung u. a. einige Neuregelungen bei der steuerlichen Behandlung von Reisekosten getroffen.
Die Finanzverwaltung unterscheidet bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten bisher zwischen Dienstreise, Fahrtätigkeit und Einsatzwechseltätigkeit. Ab 2008 vereinheitlicht die Verwaltung die unterschiedlichen Begriffe unter der Bezeichnung beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit. Diese liegt vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und an keiner seiner regelmäßigen Arbeitsstätten beruflich tätig wird. Sie liegt auch dann vor, wenn der Arbeitnehmer bei seiner individuellen beruflichen Tätigkeit typischerweise nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten oder auf einem Fahrzeug tätig wird.
2. Übernachtungskosten:
Nach derzeitiger Regelung können Arbeitgeber für eine Übernachtung ihrer Mitarbeiter während einer Dienstreise im Inland die tatsächlichen Kosten ohne Frühstück oder pauschal 20 Euro steuerfrei erstatten, wenn sie keinen Einzelnachweis vorlegen – auch dann, wenn die tatsächlichen Kosten niedriger sind.
Für Auslandsdienstreisen kommen sog. Übernachtungspauschalen für die jeweiligen Länder zum Tragen.
Wird durch Zahlungsbelege nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Frühstück nachgewiesen und lässt sich der Preis für das Frühstück nicht feststellen, so ist der Gesamtpreis zur Ermittlung der Über-nachtungskosten bei einer Übernachtung im Inland um 4,50 Euro zu kürzen.
Bei einer Übernachtung im Ausland ist der Übernachtungspreis um 20 % des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen zu reduzieren. Diese Regelung gilt bis 31.12.2007.
Ab 1.1.2008 gilt für Inlandsübernachtungen die gleiche Regelung wie für Auslandsübernachtungen dann, wenn im Beleg nur ein Gesamtpreis enthalten ist. Der Übernachtungspreis muss in diesem Fall um 20 % des inländischen Pauschbetrages für Verpflegungsmehraufwendungen gekürzt werden.
• Beispiel Inland: Hotelrechnung inklusive Frühstück 100 Euro. Steuerfrei ersetzbar sind 100 Euro ./. (24 x 20 % =) 4,80 Euro = 95,20 Euro.
• Beispiel Monaco: Hotelrechnung inklusive Frühstück 100 Euro. Steuerfrei ersetzbar sind 100 Euro ./. (41 x 20 % =) 8,20 Euro = 91,80 Euro.
Ist im Gesamtpreis auch ein Mittag- oder Abendessen enthalten, so ist der Gesamtpreis um jeweils 40 % des für den Unterkunftsort maßgeblichen Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen mit einer Abwesenheitsdauer von 24 Stunden zu kürzen.
Im Inland beträgt die Kürzung demnach (24 x 40 % =) 9,60 Euro.
Werden die Übernachtungskosten vom Arbeitgeber nicht steuerfrei erstattet, können sie bei den Werbungskosten angesetzt werden. Ab 1.1.2008 können für Übernachtungskosten sowohl im Inland wie auch im Ausland keine „pauschalen“ Übernachtungskosten mehr als Werbungskosten angesetzt werden.
• Beispiel:
Ein Arbeitnehmer ist in Monaco für seinen Arbeitgeber tätig und muss dafür 20-mal übernachten. Einen Übernachtungsbeleg legt er nicht vor. Der Übernachtungspauschbetrag für Monaco beträgt 52 Euro. Der Arbeitgeber kann ihm nach wie vor den Pauschbetrag für Übernachtung in Höhe von (52 Euro x 20 Übernachtungen =) 1.040 Euro steuerfrei erstatten. Erstattet der Arbeitgeber die Übernachtungskosten nicht, kann der Arbeitnehmer – weil er keinen Übernachtungsbeleg vorweisen kann – keine Werbungskosten ansetzen.
Bitte beachten Sie:
Es wird also ab 1.1.2008 regelmäßig ein Übernachtungsbeleg (Hotelrechnung o. ä.) zur Geltendmachung der Übernachtungskosten – als Werbungskosten – erforderlich sein. Nachdem die Reisekostenregelungen auch für Gewinnermittler gelten, können Unternehmer nur noch die tatsächlichen, über eine Hotelrechnung nachgewiesenen Kosten als Betriebsausgaben geltend machen.
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