Wie Sie wissen, zählt zum Arbeitslohn nicht nur der bare Lohn, sondern grundsätzlich auch jede unentgeltliche oder verbilligte Zuwendung in Geldeswert, soweit diese im Rahmen des Dienstverhältnisses erfolgt. Einnahmen, die nicht in Geldleistungen bestehen, werden als "Sachbezüge" oder "geldwerte Vorteile" bezeichnet. Zu diesen Sachbezügen bzw. geldwerten Vorteilen zählen unter gewissen Voraussetzungen auch Geschenke und Bewirtungen.
Nachfolgend wollen wir Ihnen in Grundzügen die Systematik der Besteuerung solcher Zuwendungen darlegen und aufzeigen, wie und wo Sie als Arbeitgeber Buchungsaufwendungen und Ihre Mitarbeiter Steuern sparen können.
Steuerpflichtige Geschenke
Wendet der Arbeitgeber Geschenke zu, nimmt das Finanzamt an, dass diese Zuwendungen stets aufgrund des Dienstverhältnisses erfolgen. Selbst wenn der Grund für das Geschenk in der Person des Arbeitnehmers liegt ("er hat es sich verdient"), ändert das nichts an einer Steuerpflicht.
Der Steuerpflicht unterliegt der Wert des Geschenks. Dieser ist dem Lohnsteuerabzug gemäß den Vorschriften, die für sonstige Bezüge (Einmalzahlungen) gelten, zu unterwerfen. Maßgeblicher Steuerwert ist stets der für das Geschenk übliche Endpreis am Abgabeort und im Zeitpunkt der Abgabe (der Preis, der für das Geschenk tatsächlich bezahlt worden ist).
Sonderpreise bleiben hier grundsätzlich unberücksichtigt, allerdings gibt es auch Ausnahmen. Handelt es sich bei der Zuwendung beispielsweise um eine Ware oder Dienstleistung, welche der Arbeitgeber auch fremden Letztverbrauchern zu einem niedrigeren als dem üblichen Preis zuwendet, kann dieser Wert unter bestimmten Voraussetzungen angesetzt werden. Sprechen Sie in diesem Fall mit uns. Beachten Sie auch, dass Geldgeschenke stets der Lohnsteuer unterliegen, auch wenn sie gering sind.
Steuerfreie Aufmerksamkeiten
Einem Lohnsteuerabzug unterliegen hingegen nicht solche Sachgeschenke, die eine bloße Aufmerksamkeit aus Anlass eines persönlichen Ereignisses des Arbeitnehmers darstellen. Es handelt sich hier um so genannte Annehmlichkeiten oder Aufmerksamkeiten. Welche Zuwendungen als Aufmerksamkeiten steuerfrei sind, hängt vom Einzelfall ab. Die Finanzverwaltung lässt als Aufmerksamkeiten Zuwendungen im Wert von bis zu 40 EUR gelten und nennt folgende Beispiele: Blumen, Genussmittel, Bücher, Tonträger.
Ferner rechnen nicht zum Arbeitslohn solche Sachzuwendungen, die im ganz überwiegend betrieblichen Interesse erbracht werden. Ein ganz überwiegendes betriebliches Interesse liegt beispielsweise vor, wenn Geschenke im Rahmen von Betriebsveranstaltungen gegeben werden. Vorsicht walten lassen müssen Sie allerdings, wenn die Betriebsveranstaltung nur dazu dient, Geschenke zu übergeben oder wenn pro Kalenderjahr mehr als zwei Betriebsveranstaltungen stattfinden. Ist dies der Fall, werden Zuwendungen ab der dritten Veranstaltung in jedem Fall steuerpflichtig.
Die Grenzen zwischen steuerpflichtigen Geschenken und solchen Zuwendungen, die als bloße Aufmerksamkeiten zu werten sind oder im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse erbracht werden, sind wie Sie sich sicherlich schon denken können, fließend. Daher bildet die Steuerpflicht von Geschenken an Mitarbeiter immer wieder großes Streitpotenzial mit der Finanzverwaltung. Auch die Rechtsprechung hierzu füllt bereits Bände.
Damit Sie aber für die nächste Betriebsprüfung vorbereitet sind, haben wir für Sie recherchiert, welche Sachgeschenke steuerpflichtig sind und welche nicht. Beispiel: Überreichen Sie Ihren Mitarbeitern ein Weihnachtsgeschenk im Rahmen der betrieblichen Weihnachtsfeier, und übersteigt der Wert des Weihnachtspäckchens 40 EUR nicht, bleibt die Zuwendung steuerfrei.
Unser Tipp: Laden Sie Ihre Mitarbeiter zur Betriebsfeier ins Theater ein. Denn Theaterkarten zählen zu den "üblichen Zuwendungen", wenn sie Bestandteil des Gesamtprogramms einer Betriebsveranstaltung sind. Weitere Tipps halten wir für Sie bereit.
Schließlich möchten wir Sie noch auf die besondere Möglichkeit hinweisen, Ihren Mitarbeitern Gutscheine bis zur 44 Euro im Monat steuerfrei zuzuwenden oder diesen aus Ihrem Sortiment Waren- und/oder Dienstleistungen bis zum Rabattfreibetrag von 1.080 EUR steuerfrei zuzuwenden. Beachten Sie in diesem Zusammenhang jedoch, dass der Gutschein als Sachlohn und nicht als Bargeld zu behandeln ist. Welche Kriterien hierfür entscheidend sind, erklären wir Ihnen im persönlichen Gespräch.
Steuerpflichtige Bewirtungsmaßnahmen im Betrieb
Gewähren Sie Ihren Mitarbeitern kostenlose oder verbilligte Mahlzeiten im Betrieb (Kantinenmahlzeiten) , müssen Sie die Bewirtung beim Lohnsteuerabzug als Arbeitslohn in Höhe der amtlichen Sachbezugswerte erfassen. Für 2008 gelten folgende Sachbezugswerte:
- Kantinenmahlzeiten ermitteln für ein Mittag- oder
Abendessen 2,67 EUR - für ein Frühstück 1,50 EUR.
Diese Werte sind einheitlich sowohl in den alten als auch in den neuen Bundesländern anzusetzen und gelten für kostenlose Mahlzeiten. Erhalten Mitarbeiter nur verbilligte Mahlzeiten, müssen Sie ebenfalls den amtlichen Sachbezugswert in Ihrer Lohnbuchhaltung berücksichtigen, jedoch vermindert um den vom Arbeitnehmer gezahlten Essenpreis. Die amtlichen Sachbezugswerte gelten übrigens auch in den Fällen, in denen der Arbeitnehmer durch den Arbeitgeber im Rahmen einer Auswärtstätigkeit bewirtet wird und es sich dabei um eine "übliche Beköstigung" handelt. Für eine "übliche Beköstigung" gelten Höchstbeträge, die Sie bei uns erfragen können.
Die Berücksichtigung steuerpflichtiger Bewirtungsmaßnahmen in der Lohnbuchführung ist erfahrungsgemäß mit einem erheblichen Zeitaufwand verbunden. Deshalb unser Tipp: Ein lohnsteuerpflichtiger geldwerter Vorteil entsteht bei einer verbilligten Mahlzeit arbeitstäglich nicht, wenn jeder Arbeitnehmer einen Essenspreis von mindestens in Höhe des amtlichen Sachbezugswerts bezahlt. Weitere Gestaltungstipps halten wir für Sie auf Anfrage parat. Selbstverständlich übernehmen wir auch sämtliche mit steuerpflichtigen Bewirtungsmaßnahmen anfallende Buchungsarbeiten.
Steuerpflichtige Bewirtungsmaßnahmen außerhalb des Betriebes
Für arbeitstägliche Mahlzeiten außerhalb des Betriebes (z. B. in einem benachbarten Restaurant) sind dieselben Sachbezugswerte wie für Bewirtungsmaßnahmen im Betrieb anzusetzen. Voraussetzung ist, dass zwischen dem Arbeitgeber und jener Einrichtung, die die Mahlzeiten leistet, eine vertragliche Beziehung besteht. Bei Einschaltung so genannter Essensmarken-Emittenten gelten weitere Besonderheiten. Sprechen Sie uns an.
Steuerfreie Bewirtungsmaßnahmen
Nicht steuerbar sind u. a. alle Vorteile aus der Teilnahme an geschäftlich veranlassten Bewirtungen. Darüber hinaus gibt es eine ganze Reihe von Bewirtungsmaßnahmen, die steuerfrei sind und mit denen Sie Ihre Mitarbeiter zusätzlich motivieren können. Versorgen Sie beispielsweise Ihre Mitarbeiter im Betrieb unentgeltlich mit Getränken und Genussmittel (Kaffee, Tee, Wasser etc.), gelten diese Zuwendungen als Aufmerksamkeiten und sind steuerfrei. Dasselbe gilt auch für Verköstigungen, die Sie ihren Mitarbeitern während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes (Besprechung, Sitzung usw.) zukommen lassen. Auch hier gelten allerdings Höchstgrenzen. Sprechen Sie uns auf weitere Gestaltungen und steuerfreie Bewirtungsmaßnahmen an. Wir unterstützen Sie auch in der Ausarbeitung neuer Betreuungskonzepte für Ihre Mitarbeiter.
Lohnsteuerpauschalierung
Abschließend wollen wir Sie auf die Möglichkeit hinweisen, die Lohnsteuer für die arbeitstäglichen Mahlzeiten, die Sie Ihren Mitarbeitern in Ihrem Betrieb oder außerhalb Ihres Betriebes unter vertraglicher Vereinbarung mit einem Restaurant/einer Gaststätte gewähren, pauschal zu berechnen und abzuführen. Auch die auf eine steuerpflichtige Sachzuwendung (Geschenk) entfallende Lohnsteuer kann pauschal berechnet und abgeführt werden. Beachten Sie, dass jeweils unterschiedliche Pauschalsteuersätze gelten. So beträgt der maßgebliche Pauschalsteuersatz für Bewirtungen /Mahlzeiten 25 Prozent, für Geschenke bzw. alle übrigen Sachbezüge außer den Mahlzeiten 30 Prozent.
Die steuerliche Behandlung von Geschenken und Bewirtungen ist wie Sie sehen konnten sehr komplex. Die Komplexität lässt aber auch an bestimmten Stellen Steuergestaltungen zu. Vorteile aus diversen Gestaltungen ergeben sich für Sie als auch für Ihre Mitarbeiter. Es lohnt sich also für alle Beteiligten in jedem Fall, mit uns diesbezüglich Kontakt aufzunehmen.
Nachfolgende Checkliste soll Ihnen als roter Faden für einen Check-up Ihrer Lohnbuchhaltung bzw. für ein Gespräch gemeinsam mit uns dienen. Die Checkliste ersetzt nicht die individuelle Beratung. In einem Gespräch sollten wir die Details besprechen.
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