Einführung in die Buchhaltung

Für Praktiker aus Unternehmen mit Buchungssätzen und Kontierungslexikon

Inhalt

I. Grundlagen

Umsatzsteuer

I. Grundlagen

Jeder Unternehmer muss spätestens am Jahresende seinen Gewinn ermitteln, regelmäßig eine Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt senden sowie Geschäftsvorfälle dokumentieren und wertmäßig erfassen. Dies alles leistet eine Buchhaltung - und natürlich noch einiges mehr.

Ausgehend von der Bilanz zeigen wir Ihnen, wie eine Buchhaltung aufgebaut ist, wie Gewinn und Verlust ermittelt werden, warum es Konten gibt und wie Sie selbstständig Buchungssätze formulieren. Auch wenn Sie ihren Gewinn mittels Einnahme-Überschuss-Rechnung ermitteln, sollten Sie dieses Kapitel unbedingt lesen.

Was ist eine Bilanz?

Die Grundlage der doppelten Buchführung ist die Bilanz. Aus ihr leiten sich alle weiteren Begriffe ab. Deshalb ist es besonders wichtig, dass Sie das Prinzip der Bilanz verstanden haben, bevor Sie sich den anderen Themen zuwenden.

Eigentlich ist es ganz einfach:

Das bedeutet: Eigenkapital = Vermögen - Schulden.

Diese Einführung ist für Nutzer der Online Buchhaltungssoftware Collmex gedacht. Auch wenn Sie kein Collmex Kunde sind, können Sie die öffentlich zugängliche Testversion kostenlos und ohne Registrierung benutzen. In der offenen Testversion arbeiten Sie gleichzeitig mit allen anderen Nutzern an denselben Daten. Dies sollten Sie berücksichtigen, falls plötzlich Belege auftauchen, die Sie gar nicht gebucht haben. Nachts werden alle Belege wieder gelöscht und durch unsere Testdaten ersetzt.
Das folgende Beispiel zeigt die Bilanz aus der Testversion. Bitte starten Sie parallel die Testversion. Die Daten können etwas abweichen, falls heute schon jemand gebucht hat.

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Gewinn und Verlust (GuV)

Für den Unternehmer ist die wichtigste Information zweifellos die über Gewinn oder Verlust des Unternehmens. Diese Information verbirgt sich hinter der Position "Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag". Das ist die Gewinn- und Verlustrechung. In ihr werden Aufwendungen und Erträge gegenübergestellt. Klicken Sie in der Testversion nun auf den Betrag!

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Von der Bilanz zum Konto

Jeder Bilanzposten ist eine Zusammenfassung mehrerer so genannter Konten. Welche Konten hinter einem Bilanzposten stehen, können Sie bei Collmex ganz einfach feststellen: Klicken Sie auf den Betrag eines Postens! Sie bekommen nun alle Konten mit den Summen angezeigt (Die Summe eines Kontos nennt man Saldo).

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Wofür gibt es Konten?

Alle Geschäftsvorfälle in einem Unternehmen werden auf Konten gebucht. Da ein Bilanzposten nur die Summe der enthaltenen Konten ist, wirken sich die Buchungen direkt auf die Bilanz aus. Bei jedem Geschäftsvorfall wird in der Buchhaltung dokumentiert, wie die Werte gewandelt werden. Wenn Sie z.B. ein Auto mit Bargeld kaufen, haben Sie den Wert des Bargelds in den Wert eines Autos gewandelt. Wenn Sie das Auto zu Schrott fahren, ist der Wert des Autos gleich dem Verlust der dadurch entsteht. Jeder Geschäftsvorfall hat also immer zwei Seiten: "Von woher" und "nach wohin" ein Wert gewandelt wurde. Daher kommt der Begriff "doppelte" Buchführung.

Wie die Bilanz hat jedes Konto eine rechte und eine linke Seite: Die linke Seite nennt man "Soll" und die rechte Seite "Haben". Unter diesen Begriffen dürfen Sie sich nichts, aber auch gar nichts vorstellen. Vor allem haben diese Begriffe nichts mit dem zu tun, was auf Ihrem Kontoauszug als "Soll" und "Haben" ausgewiesen ist. Dies ist ganz wichtig für das Verständnis. Nehmen Sie die Begriffe einfach so hin. Konten werden in sog. T-Form dargestellt (s. Bild).

Kontenrahmen

Der Kontenrahmen ist ein Verzeichnis aller Konten für die Buchführung. In Deutschland werden meist die Standardkontenrahmen der Datev verwendet. Damit sollen einheitliche Buchungen von gleichen Geschäftsvorfällen erreicht und zwischenbetriebliche Vergleiche ermöglicht werden. Die am häufigsten verwendeten Kontenrahmen der Datev sind der SKR03 und der SKR04, wobei der SKR03 immer noch am meisten verwendet wird. SKR03 und SKR04 enthalten praktisch dieselben Konten, jedoch sind die Konten anders nummeriert. Welchen Kontenrahmen Sie verwenden ist also Geschmackssache. Falls Sie einen Steuerberater haben, sollten Sie die Wahl des Kontenrahmens mit ihm abklären.

Collmex-Praxis

In Collmex stehen beide Kontenrahmen SKR03 und SKR04 zur Auswahl. Viele Konten sind bereits angelegt. Bei Bedarf legen Sie weitere Konten an unter Berücksichtigung des von der Datev vorgegebenenen Standards.

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Auf welche Seite des Kontos wird gebucht?

Es gilt folgende Regel:

Wichtig: Aufwands- und Ertragskonten gehen in die GuV ein und gehören zum Eigenkapital. Das Eigenkapital steht rechts in der Bilanz. Damit stehen alle Aufwands- und Ertragskonten rechts. Betrieblicher Aufwand mindert das Eigenkapital, wird also links gebucht. Betrieblicher Ertrag mehrt das Eigenkapital, wird also rechts gebucht.

BEISPIEL: Sie kaufen Briefmarken für 50 € und bezahlen mit Bargeld.

BEISPIEL: Sie nehmen einen Kredit in Höhe von 10.000,- für einen Autokauf auf. Die Bank überweist Ihnen das Geld auf ihr Bankkonto.

BEISPIEL: Sie kaufen das Auto für 11.900,-. per Banküberweisung. Für den Kauf fallen 19% Umsatzsteuer an.

Im Prinzip war´s das schon. Mehr ist eigentlich nicht dahinter. In der Praxis ergeben sich natürlich jede Menge Detailfragen (z.B. wie ein Geschäftsvorfall gebucht wird), aber das Prinzip der Buchhaltung ist damit schon erklärt.

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Einnahme-Überschuss-Rechnung

Nicht jeder Unternehmer muss bilanzieren. In vielen Fällen reicht eine vereinfachte Form, die so genannte Einnahme-Überschuss-Rechnung. Wer welche Gewinnermittlungsart anwenden muss, entnehmen Sie dem Merkblatt.

Bei der Einnahme-Überschuss-Rechnung werden Betriebseinnahmen und -ausgaben gegenübergestellt. Die Veränderung von Bestandswerten (Bankguthaben, Warenbestände, Forderungen, Verbindlichkeiten usw.) müssen nicht erfasst werden. Die Betriebseinnahmen und -ausgaben wirken sich erst dann auf den Gewinn aus, wenn das Geld tatsächlich geflossen ist. Das ist bei:

Ausgaben: Hier werden solche Ausgaben unterschieden, die sich sofort als Betriebsausgaben auf den Gewinn auswirken (z.B. Werbungskosten) und solche, die zunächst nicht auf den Gewinn auswirken (z.B. Anlagenkauf).

BEISPIEL: Sie bezahlen eine Rechnung im Januar, die Sie im Dezember erhalten haben. Die Ausgabe wirkt sich in der Einnahme-Überschuss-Rechnung im neuen Jahr aus, da Sie erst im Januar gezahlt haben. Im Gegensatz dazu wird die Ausgabe bei der Bilanzierung schon zum Vorjahr gezählt.

In der Regel wird deshalb nur die Zahlung erfasst. Zu beachten ist allerdings, dass die Umsatzsteuer in bestimmten Fällen schon bei der Rechnungsstellung fällig wird. Damit diese auf der Umsatzsteuer-Voranmeldung ausgewiesen werden kann, muss die Rechnung als Forderung erfasst werden (nicht möglich mit Collmex buchhaltung light).

Folgende Geschäftsvorfälle wirken sich auf den Gewinn aus und müssen deshalb in der Buchhaltung erfasst werden:

Collmex-Praxis

Die Einnahme-Überschuss-Rechnung ist mit allen Collmex-Produkten möglich. Dahinter steht aber immer - auch wenn das nicht erforderlich ist - eine doppelte Buchführung.

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Zusammenfassung

Das war's schon. Ist doch gar nicht so schwer. Oder? Hier noch einmal das wichtigste in Kürze:

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2. Umsatzsteuer

Das Prinzip der Umsatzsteuer

Als Nicht-Unternehmer ist man mit der Umsatzsteuer wenig konfrontiert - außer natürlich dass man sie bezahlen muss. Von diesem Vorgang merkt der Endverbraucher jedoch nichts, weil die Unternehmen die Umsatzsteuer direkt an das Finanzamt abführen. Wenn ein Unternehmen Waren oder Dienstleistungen einkauft, kann es dafür die bezahlte Umsatzsteuer gegenrechnen.

BEISPIEL: Sie kaufen Waren für 119,- € (100,- € + 19,- € USt.) und verkaufen die Ware für 178,50 € (150,- €+ 28,50 € USt.) weiter. Bezahlt haben Sie 19,- € Umsatzsteuer. Ihrem Kunden haben Sie 28,50 € in Rechnung gestellt. An das Finanzamt muss nur die Differenz (= 9,50 €) abgeführt werden - also die Steuer auf den "Mehrwert" (= 50,- €). Daher kommt der Begriff Mehrwertsteuer.

Mehrwertsteuer ist der umgangssprachliche Begriff für die Umsatz- und die Vorsteuer. Beim Verkauf spricht man von Umsatzsteuer, beim Einkauf von Vorsteuer.

BEISPIEL: Sie kaufen Waren für ihr Unternehmen. Der Verkäufer stellt Ihnen Umsatzsteuer in Rechnung. Diese muss er an das Finanzamt abführen. Für Sie handelt es sich um Vorsteuer, die Sie sich vom Finanzamt zurückholen können.

Die eingenommene Umsatzsteuer und die bezahlte Vorsteuer rechnen Sie regelmäßig mit dem Finanzamt ab. Das heißt Umsatzsteuer-Voranmeldung und wird im Punkt 1.1.4 besprochen.

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Fachbegriffe im Bereich Umsatzsteuer

Das Prinzip der Umsatzsteuer ist zwar recht einfach. Im Detail gibt es aber viele Sonderfälle und Ausnahmen. Das Umsatzsteuergesetz ist berüchtigt für seine Komplexität. In der Praxis ist man meist aber nur von wenigen Regelungen betroffen.

Wir haben hier einige Begriffe zusammengestellt, die ihnen früher oder später über den Weg laufen werden. Sie brauchen jetzt noch nicht alles zu verstehen. Lesen Sie sich es einfach einmal durch:

Begriff Erklärung
Steuerbar / Nicht steuerbar Wenn ein Umsatz für die Umsatzsteuer relevant ist, nennt man den Umsatz steuerbar, andernfalls nicht steuerbar.
Sonstige Leistung Dienstleistungen heißen im Steuerjargon sonstige Leistungen. Nicht steuerbar sind z.B. sonstige Leistungen, die ein Unternehmer im Ausland erbringt.
Lieferung Im Gegensatz dazu ist mit einer Lieferung immer eine Warenlieferung gemeint.
Bemessungsgrundlage Der Nettowert der Ware oder Leistung wird Bemessungsgrundlage genannt, da ausgehend davon die Steuer berechnet wird.
Drittland Alle Länder, die nicht der EU angehören.
Ausfuhrlieferung Eine Lieferung in ein Drittland nennt man Ausfuhrlieferung
Steuerbefreit Ein steuerbarer Umsatz kann steuerbefreit sein. Eine Ausfuhrlieferung ist z.B. steuerbefreit. Es muss keine Umsatzsteuer abgeführt werden.
Übriges Gemeinschaftsgebiet Alle Länder die der EU angehören, ausser Deutschland.
Innergemeinschaftliche Lieferung Lieferungen an Unternehmen (nicht Privatpersonen!) im übrigen Gemeinschaftsgebiet. Auch diese sind steuerbefreit.
Umgekehrte Steuerschuld In manchen Fällen ist der Leistungsempfänger (=Kunde) steuerpflichtig - bisher hatten wir nur die Fälle, bei denen der Lieferant steuerpflichtig ist. Wenn Sie Ware einkaufen, müssen Sie in diesem Fall die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen! Meistens kann jedoch derselbe Betrag wieder als Vorsteuer geltend gemacht werden. Es ist also ein Nullsummenspiel. Die Beträge müssen jedoch in der Umsatzsteuer-Voranmeldung ausgewiesen werden und müssen deshalb verbucht werden.
Innergemeinschaftlicher Erwerb Lieferungen von Unternehmen im übrigen Gemeinschaftsgebiet. Dabei ist der Leistungsempfänger steuerpflichtig.
Einfuhr Für Lieferungen aus Drittländern muss Einfuhrumsatzsteuer bezahlt werden. Dabei ist der Leistungsempfänger steuerpflichtig.
Leistungen im Sinne des §13b UStG Beim Bezug von sonstigen Leistungen aus dem Ausland oder von Bauleistungen (auch aus dem Inland) ist der Leistungsempfänger steuerpflichtig. Ein Unternehmer gilt auch dann als im Ausland ansässig, wenn er im Inland zwar eine Betriebsstätte besitzt, diese den Umsatz aber nicht ausgeführt hat (§ 13b Abs. 4 UStG n.F.)..

Verwirrt? Das ist ganz normal. Man gewöhnt sich mit der Zeit an die Begriffe und für den Start muss man wirklich nicht alles wissen!

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Kleinunternehmer-Regelung

Kleinunternehmer müssen keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen, können aber auch keine Vorsteuer geltend machen. Sie müssen keine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben. Auf den von Ihnen ausgestellten Rechnungen darf keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Das ganze heißt Nullbesteuerung. Die Nullbesteuerung ist keine Pflicht. Dem Unternehmer steht es frei, eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abzugeben oder nicht. An diese Entscheidung ist er aber für fünf Jahre gebunden.

Ausnahme: Bei umgekehrter Steuerschuld (z.B. innergemeinschaftlicher Erwerb, Bezug von sonstigen Leistungen aus dem Ausland) ist der Kleinunternehmer als Leistungsempfänger trotzdem steuerpflichtig und muss die Umsatzsteuer abführen! Sofern die Beträge nicht zu hoch sind, reicht in den meisten Fällen die Abgabe der Umsatzsteuererklärung nach Ablauf des Geschäftsjahres.

Anmerkung: Dies ist übrigens ein schönes Beispiel dafür, wie eine "Vereinfachungsregelung" die Komplexität erhöht. Aus der Sicht des Kleinunternehmers ist es wirklich nicht einfach zu verstehen, dass er trotz Umsatzsteuerbefreiung in bestimmten Fällen umsatzsteuerpflichtig ist und eine Umsatzsteuererklärung abgeben muss!

Vorsicht Existenzgründer! Wenn Sie am Anfang mehr einkaufen als verkaufen, lohnt sich das Ganze unter Umständen nicht!

Wann jemand Kleinunternehmer ist, definiert das Umsatzsteuergesetz (§ 19)

Collmex-Praxis

Wenn Sie ausschließlich steuerfreie Lieferungen oder Leistungen in Rechnung stellen, gehen Sie wie folgt vor: Im Menü Verwaltung unter dem Menüpunkt Geschäftsjahre anzeigen, ändern aktivieren Sie das Kontrollkästchen Keine Umsatz- und Vorsteuer (Nullbesteuerung). In den Buchungsvorlagen werden die Konten für die Umsatzsteuer und Vorsteuer dann automatisch entfernt und auf der Rechnung wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen.

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Steuerfreie Lieferungen und Leistungen

Wie bereits erwähnt, gibt es Lieferungen und Leistungen, die von der Umsatzsteuer befreit sind. Welche das sind, sagt der § 4 des Umsatzsteuergesetzes (UStG).

Auf der Rechnung muss der Grund für die Steuerbefreiung ausgewiesen sein.

Collmex-Praxis

Collmex buchhaltung basic, basic, plus & pro: Um eine steuerfreie Lieferung oder Leistung in Rechnung zu stellen, legen Sie zunächst ein Produkt an und wählen als Steuersatz 0 %. Möchten Sie nur den Erlös buchen, sieht das so aus:

S/H SKR03 SKR04 Name
Soll 1200 1800 Bank
Haben 8200 4200 Erlöse

Collmex buchhaltung light: Zur Buchung von steuerfreien Erlösen wählen Sie die Buchungsvorlage Steuerfreie Erlöse.

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Wann wird die Umsatzsteuer fällig?

Hier gibt es zwei Möglichkeiten:

Die Regel ist die Sollbesteuerung. Die Istbesteuerung kann beim Finanzamt beantragt werden, sofern gewisse Umsatz- und Gewinngrenzen nicht überschritten werden.

Ist-Versteuerung Soll-Versteuerung
Einnahme-Überschuss-Rechnung
Gewinnermittlung: Geldeingang
Umsatzsteuer: Geldeingang
Gewinnermittlung: Geldeingang
Umsatzsteuer: Rechnungsausgang
Bilanz mit GuV
Gewinnermittlung: Rechnungsausgang
Umsatzsteuer: Geldeingang
Gewinnermittlung: Rechnungsausgang
Umsatzsteuer: Rechnungsausgang

Ausnahme Vorsteuer: Die Behandlung der Vorsteuer ist gleich - egal, ob Sie Ist- oder Soll-Versteuerung haben. Die Vorsteuer können Sie vom Finanzamt zurückfordern, sobald Sie die Rechnung erhalten haben, auch wenn die Rechnung noch nicht bezahlt wurde.

BEISPIEL Sollbesteuerung: Sie haben im Januar Rechnungen für 119.000 € geschrieben. Die darin enthalten Umsatzsteuer beträgt 19.000 €. Diese Rechnungen wurden aber noch nicht bezahlt. Außerdem haben Sie Waren im Wert von 23.800 € gekauft. Die enthaltene Vorsteuer beträgt 3.800 €. Die Rechnung für die Waren haben Sie noch nicht bezahlt. Sie haben also Rechnungen geschrieben und Rechnungen erhalten, aber es ist noch kein Geld geflossen. Trotzdem müssen Sie die berechneten Umsatz- und Vorsteuern mit dem Finanzamt abrechnen und den Differenzbetrag (19.000 - 3.800 = 15.200) bezahlen. Sie leisten also eine Vorauszahlung.

Collmex-Praxis

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Umsatzsteuer-Voranmeldung

Bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung werden die gezahlten Vorsteuern mit den eingenommenen Umsatzsteuern verrechnet. Haben Sie mehr Vorsteuer gezahlt als Umsatzsteuer eingenommen, erstattet Ihnen das Finanzamt die Differenz zurück. Im umgekehrten Fall zahlen Sie die Differenz an das Finanzamt.

Die meisten Unternehmer müssen, innerhalb von zehn Tagen nach Ablauf des Kalendermonats oder des Quartals eine Umsatzsteuer-Voranmeldung beim Finanzamt einzureichen. Dies muss seit 2005 elektronisch erfolgen.

Ob Sie die Umsatzsteuer-Voranmeldung vierteljährlich, monatlich oder jährlich abgeben müssen, teilt Ihnen das Finanzamt mit und hängt von der Vorjahressteuer ab. Existenzgründer müssen in den ersten zwei Jahren ihre Voranmeldung monatlich einreichen. Umsatzgesetz (§ 18)

Dauerfristverlängerung: Für die Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung kann eine Dauerfristverlängerung beantragt werden. Wird diese erteilt, kann die Voranmeldung einen Monat nach der üblichen Frist eingereicht werden.
Unternehmer, die zur monatlichen Abgabe einer Umsatzsteuer-Voranmeldung verpflichtet sind, müssen eine Sondervorauszahlung leisten. Die Höhe der Vorauszahlung beträgt 1/11 der Summe aller im Vorjahr geleisteten Vorauszahlungen. BEISPIEL: Die Summe der geleisteten Vorauszahlungen des Vorjahres betrug 110.000 €. Dann beträgt die Sondervorauszahlung 10.000 €.

Die Voranmeldungen sind jedoch nur die Grundlage für die Vorauszahlungen. Nach Ablauf des Geschäftsjahres müssen Sie deshalb die Umsatzsteuererklärung einreichen. Die Umsatzsteuererklärung ist keine Voranmeldung und kann in Papierform abgegeben werden. Sie ist die Grundlage für die endgültige Festsetzung der Umsatzsteuer.

Collmex-Praxis

Unter dem Menüpunkt Auswertungen bzw. USt.Voranmeldung können Sie ihre Umsatzsteuer-Voranmeldungen erstellen und an das Finanzamt senden. Bevor Sie eine Umsatzsteuer-Voranmeldung versenden können, müssen Sie unter dem Menüpunkt Firma ihre Steuernummer und die Nummer des Finanzamtes eingeben.

Was ist zu tun?

  1. Alle Belege für den Zeitraum buchen. Den relevanten Konten ist das ein Feld des Voranmeldungs-Formulars zugeordnet. Das Programm füllt dann die Formularfelder anhand der auf den Konten gebuchten Belege.
  2. Umsatzsteuer-Voranmeldung erstellen und senden.
  3. Nach erfolgter Zahlung bzw. Rückerstattung muss der Betrag gebucht werden.

Umsatzsteuervorauszahlung (Buchungsvorlage in der Gruppe 'Ausgaben')

S/H SKR03 SKR04 Name
Haben 1200 1800 Bank
Soll 1780 3820 Umsatzsteuer - Vorauszahlungen

Umsatzsteuerrückerstattung (Buchungsvorlage in der Gruppe 'Einnahmen')

S/H SKR03 SKR04 Name
Soll 1200 1800 Bank
Haben 1780 3820 Umsatzsteuer - Vorauszahlung

Dauerfristverlängerung

S/H SKR03 SKR04 Name
Haben 1200 1800 Bank
Soll 1781 3830 Umsatzsteuer - Vorauszahlungen 1/11

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Umsatzsteuer in Rechnung stellen: Die Rechnung

Wenn Sie Rechnungen erstellen oder erhalten, achten Sie unbedingt darauf, dass diese den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Lesen Sie dazu Umsatzgesetz (§ 14). Sind Rechnungen unvollständig, ist kein Vorsteuerabzug möglich. Das bedeutet im Ernstfall, dass Sie nach einer Steuerprüfung, erstattete Vorsteuer wieder zurückzahlen müssen.

Collmex-Praxis

Bevor Sie zum ersten Mal eine Rechnung erstellen, achten Sie bitte darauf, dass die folgenden Angaben im Programm korrekt hinterlegt sind: