Sie haben sicherlich bemerkt, dass unsere Kanzlei dazu übergegangen ist, die Rechnungen auf elektronischem Weg zu versenden. Da wir mit dieser Form des Rechnungsversands sehr gute Erfahrungen gemacht haben, möchten wir die Gelegenheit nutzen, Ihnen das Thema „elektronische Rechnungen und Belege“ näher zu bringen. Denn der Rechnungsversand per E-Mail bietet für jedes Unternehmen hohes Einsparpotenzial! Die Arbeitsabläufe im Unternehmen können effizienter und beschleunigt gestaltet werden, Zahlungsverzögerungen werden minimiert und neben den Portokosten sparen Sie auch bei den Druckkosten. Zudem wird die Transparenz verbessert und der Vorgang der Rechnungsbearbeitung wird beschleunigt. Es gibt aber auch einige Punkte, die beim elektronischen Rechnungs- oder Belegversand zu beachten sind, auch wenn der Gesetzgeber bereits durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 die elektronische Rechnung mit der klassischen Papierrechnung gleichgesetzt hat. Im Folgenden möchten wir Ihnen diese Punkte erläutern.

Welche Möglichkeiten bieten sich zur Übermittlung einer Rechnung auf elektronischem Weg?

Zum einen kann die Rechnung als Anhang, z. B. im PDF-Format, bei der Übersendung einer E-Mail erfolgen. Zum anderen besteht für den Rechnungsaussteller die Möglichkeit, die Rechnung im Downloadbereich seiner Webseite zu platzieren, damit sie dort vom Rechnungsempfänger heruntergeladen werden kann. Auch über ein sog. Computer-Fax ist eine Übertragung der Rechnung grundsätzlich in elektronischer Form möglich. Ebenso kann eine Übermittlung auch durch den sog. Datenaustausch per EDI erfolgen. Hierbei handelt es sich um eine Form des elektronischen Datenaustauschs mit strukturierten Nachrichten. Gerne informieren wir Sie über die verschiedenen Wege in einem persönlichen Gespräch.

Welche Anforderungen werden an eine elektronische Rechnung gestellt?

Für elektronische Rechnungen gelten die gleichen Aufbewahrungsfristen wie für Papierrechnungen. Es müssen also für beide Arten von Rechnungen

• die Herkunft,
• die Unversehrtheit des Inhalts
• und die Lesbarkeit

jederzeit gewährleistet sein. Jedem Unternehmer steht es frei, seine Rechnungen auf elektronischem Weg oder über den regulären Postweg zu versenden. Für den Versand der Rechnung auf elektronischem Weg hat es der Gesetzgeber jedoch zur Auflage gemacht, dass der Empfänger der elektronischen Rechnung diesem Übermittlungsweg im Vorfeld zugestimmt hat. Für die Einholung der Zustimmung hat der Gesetzgeber jedoch kein konkretes Formerfordernis vorgegeben. Er setzt lediglich ein Einvernehmen bezüglich einer auf elektronischem Weg übermittelten Rechnung zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger voraus. Das heißt, der Unternehmer hat zum einen die Möglichkeit, im Rahmen der Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) auf die elektronische Versendung der Rechnungen hinzuweisen. Zum anderen kann er die Einwilligung des Rechnungsempfängers im Vorfeld direkt bei diesem einholen. Wurde die Rechnung bereits versandt, ohne an die Einholung der Einwilligung im Vorfeld zu denken, so besteht auch im Nachhinein die Möglichkeit, die Einwilligung einzuholen.

Wie können die Anforderungen „Herkunft, Unversehrtheit und Lesbarkeit“ nachgewiesen werden?

Nach Abschaffung der sog. elektronischen Signatur im Jahr 2011 stellt sich die Frage, wie die Anforderungen Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit erfüllt und nachgewiesen werden können. Der Unternehmer muss demnach sicherstellen, dass der Inhalt der Rechnung richtig ist, der richtige Zahlungsempfänger in der Rechnung benannt wird, und dass die korrekte Leistung abgerechnet wird. Das heißt, es ist ein Verfahren zu identifizieren, das den 3 genannten Faktoren in ausreichendem Maß gerecht wird. Sicherlich bestünde die Möglichkeit, die eigenen Rechnungen mit einer elektronischen Signatur bzw. einer digitalen Signatur zu verschlüsseln. Zur Anwendung dieser Verschlüsselungsmethode benötigen Sie neben einem zertifizierten Kartenlesegerät mit eigener Tastatur eine Chipkarte, ein elektronisches Zertifikat eines Trust Centers und die entsprechende Signatur-Software. Deshalb bietet aus unserer Sicht langfristig die sog. ZUGFeRD-Methode die bessere Alternative.

Was ist ZUGFeRD und welche Bedeutung ergibt sich für den elektronischen Rechnungsversand?

Bei ZUGFeRD handelt es sich um ein bereits im Jahr 2010 unter Beteiligung verschiedener Ministerien des Bundes und der Länder sowie diverser Spitzenverbände der deutschen Wirtschaft gegründetes Forum, welches sich mit der Einführung und dem Aufbau von Formaten für den strukturierten elektronischen Rechnungsaustausch beschäftigt. Ziel ist es, das Thema „elektronische Rechnungen“ unter technischen, geschäftlichen, wirtschaftlichen und rechtlichen Gesichtspunkten aufzubereiten sowie darüber hinaus geeignete Maßnahmen zum raschen und einfachen Einsatz elektronischer Rechnungen vorzubereiten. Damit auch kleinere und mittlere Unternehmen die Vorzüge des elektronischen Rechnungsversands nutzen können, hat das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) unter dem Namen ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ein einheitliches Datenformat entwickelt, welches seit Juni 2014 als Version 1.0 einschließlich einer umfangreichen Spezifikation allen daran interessierten Unternehmen kostenfrei auf der Webseite von FeRD zur Verfügung gestellt wird. Zudem wurde eine gemeinsame ZUGFeRD-Community geschaffen, die es den Nutzern der Software ermöglicht, im Rahmen einer eigens dafür erschaffenen Plattform einen Wissens- und Erfahrungsaustausch zu betreiben. Es bietet sich also für alle Arten von Unternehmen eine einfache und kostengünstige Lösung für den strukturierten Datenaustausch!

Welche Anwendungsmöglichkeiten bietet ZUGFeRD?

Mit den von ZUGFeRD zur Verfügung gestellten Formaten können Rechnungen zwischen Unternehmen sowie zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung schnell, komfortabel und auf einfachem Weg elektronisch ausgetauscht werden. Auch das Rechnungswesen in seiner Prozesssteuerung wird durch die Anwendung dieser Datenformate effizienter. Das Bundesverwaltungsamt und das technische Hilfswerk benutzen bereits diese Datenformate zum elektronischen Austausch. Wichtiges Kriterium ist auch die grenzüberschreitende Nutzbarkeit dieser Formate.

Unter Anwendung der Datenformate wird es ermöglicht, elektronische Rechnungen auf die gleiche, einfache Weise zu empfangen und zu versenden wie herkömmliche Papierrechnungen. Das bedeutet, der Austausch elektronischer Formate wird hierbei sogar ohne vorherige Absprache möglich. Dies stellt einen entscheidenden Vorteil gegenüber den anderen Formaten dar. Denn im Rahmen der ZUGFeRD-Anwendung wird es hinfällig darauf zu achten, dass die übersandten Rechnungsformate zwischen Rechnungsversender und Rechnungsempfänger kompatibel sind.

Neben der hohen Kompatibilität der Datenformate hat ZUGFeRD insbesondere nicht nur große Unternehmen im Fokus, sondern eignet sich insbesondere auch für Klein- und Kleinstunternehmen. Spürbare Erleichterungen sollen insbesondere für die Unternehmen erfahrbar sein, die nur wenige Rechnungen pro Jahr an einen Partner versenden oder gar für ebensolche Unternehmen, die keine regelmäßigen Geschäftskontakte abbilden. Daher möchten wir Ihnen das ZUGFeRD-Format nahelegen. Sprechen Sie uns gerne darauf an, wir erläutern Ihnen gerne weitere Details.

Welche Anforderungen stellt ZUGFeRD an den Versender einer Rechnung?

Der Rechnungsversender muss in der Lage sein, alle erforderlichen Daten aus seinem im Unternehmen vorhandenen System liefern zu können. Daneben muss die für die Rechnungserstellung genutzte Software in der Lage sein, diese Daten in der elektronischen Rechnung abzubilden.

Im Rahmen der ZUGFeRD-Konzeptionierung sollen daher möglichst wenige Datenfelder zwingend befüllt werden müssen, damit keine zusätzlichen Anforderungen an die Datenhaltung des Senders erforderlich werden. Dennoch muss im Rahmen einer geplanten Anwendung dieser Datenformate darauf geachtet werden, dass die im Unternehmen genutzte Software grundsätzlich in der Lage ist, alle Datenfelder des ZUGFeRD-Formats zu unterstützen. Grundsätzlich müssen alle Informationen, die in der visuellen Darstellung der elektronischen Rechnung transportiert werden sollen, auch im Rahmen sog. strukturierter Daten mitgeliefert werden. Hierfür bietet ZUGFeRD im Wesentlichen die folgenden Profile an:

• Die Informationen der Rechnung werden in einem spezifizierten Datenfeld Dieses Datenfeld gibt dann die genaue Koordinierung der Informationen vor.
• Die Informationen der Rechnung werden in einem Freitextfeld An die Anwendung dieses Freitextfelds werden keine weitergehenden Anforderungen gestellt.
• Die Informationen der Rechnung werden im Rahmen qualifizierter Freitextfelder Hier wird den zu übermittelnden Informationen ein codierter Text vorangestellt, der den Inhalt der Informationen qualifiziert.

Diese drei Profilvariationen werden in den Formaten

• Basic Profil,
• Comfort Profil
• und Extended Profil

abgebildet.

Das Basic Profil stellt die für die Buchung sowie die Einleitung des Zahlungsverkehrs einfacher Rechnungen erforderlichen Daten in strukturierter Form zur Verfügung. Für darüber hinaus weitergehende Informationen reicht es dann aus, selbige in Freitextform abzubilden.

Das Comfort Profil bildet eine höhere Menge strukturiert zu übermittelnder Daten ab. Hauptziel ist es, für eine große Anzahl versandter Rechnungen eine automatisierte Rechnungsprüfung aufseiten des Rechnungsempfängers zu ermöglichen. Daher werden im Rahmen der Anwendung dieser Profilvariante die hierfür benötigten Informationen entweder in strukturierter Form oder als qualifizierter Text übermittelt.

Im Rahmen der Nutzung des Extended Profils werden die in der Rechnung abgebildeten Daten in strukturierter Form bzw. im Rahmen qualifizierter Textfelder abgebildet. Die entsprechende Auswahl der tatsächlich verwendeten Datenfelder kann hierbei vom jeweiligen Geschäftsprozess abhängig gemacht werden. Für die Rechnungsverarbeitung nicht zwingend notwendige Daten, wie z. B. Werbeaktionen, die auf der Rechnung deklariert werden sollen, können dann im Rahmen der Nutzung von Freitextfeldern übermittelt werden.

Das bedeutet, jedes Unternehmen, das sich für die Anwendung der ZUGFeRD-Datenformate entscheidet, kann diejenige Profilvariante wählen, die am ehesten der eigenen Rechnungsstellung bzw. den Bedürfnissen der Rechnungsempfänger gerecht wird. Wir beraten Sie hierzu gerne.

Wie melde ich mich im ZUGFeRD-Anwendungsbereich an?

Grundsätzlich kann jede Organisation aus Wirtschaft und Verwaltung Mitglied werden. Die Anmeldung erfolgt kostenlos über die Webseite: www.zugferd-community.net. Nach der Registrierung und Anmeldung stehen dem Anwender mehrere Anwendungsfunktionen zur Verfügung. Eine Infothek-Funktion ermöglicht das Hochladen von Fachbeiträgen und bietet darüber hinaus jederzeit die Möglichkeit des fachlichen Austauschs rund um das ZUGFeRD-Format mit anderen Anwendern und Mitgliedern der Community.

Unser Service

Wir konnten Ihnen in diesem Schreiben noch nicht alle möglichen Sachverhalte und Details zu den unterschiedlichen Aspekten der Möglichkeit des Versendens elektronischer Rechnungen mithilfe der ZUGFeRD-Datenformate darlegen. In einem individuellen persönlichen Gespräch erläutern wir Ihnen deshalb gerne alle weiteren Teilaspekte, die im Rahmen der Umstellung Ihrer unternehmensinternen Prozesse erforderlich sind, um eine Anwendung der ZUGFeRD-Datenformate für Ihr Unternehmen möglich zu machen. Die nachfolgende Checkliste soll Ihnen als roter Faden gemeinsam mit uns dienen. Die Checkliste ersetzt nicht die individuelle Beratung. In einem Gespräch sollten wir die Details besprechen. Wir freuen uns auf das Beratungsgespräch!