Arbeitsort gewechselt, häufiger im Homeoffice oder eine neue Strecke? Für die Entfernungspauschale zählt der tatsächliche Arbeitsalltag des betreffenden Jahres. Seit 2026 gelten 38 Cent je Entfernungskilometer ab dem ersten Kilometer – eine Minderung der steuerlichen Bemessungsgrundlage, keine Auszahlung je gefahrenem Kilometer.
Der Arbeitgeberwechsel liegt einige Monate zurück. Die Fahrt ist kürzer geworden, dafür arbeiten Sie an anderen Tagen zu Hause. Ihre KI hat die Belege geordnet und eine Jahresübersicht erstellt. Für eine gute Steuererklärung lohnt sich jetzt ein genauer Blick auf die Geschichte hinter der Kilometerzahl.
Nach der geltenden Fassung des § 9 EStG beträgt die Entfernungspauschale für Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte 0,38 Euro für jeden vollen Entfernungskilometer je berücksichtigungsfähigem Arbeitstag. Maßgeblich ist grundsätzlich die einfache Entfernung. Die gesetzliche Begrenzung und ihre Ausnahmen sind ebenfalls zu beachten. § 9 Absatz 1 Satz 3 Nummer 4 EStG.
Aus Tagen und Entfernung wird eine nachvollziehbare Grundlage
Ein ausdrücklich vereinfachtes Beispiel: Bei 18 vollen Entfernungskilometern und 180 entsprechend berücksichtigungsfähigen Tagen ergeben sich 18 × 180 × 0,38 Euro, also 1.231,20 Euro. Würden irrtümlich Hin- und Rückweg angesetzt, wäre die Kilometerbasis verdoppelt. Würden sämtliche Kalendertage verwendet, passte auch der Zeitbezug nicht mehr.
Die Rechenarbeit lässt sich mit passenden Werkzeugen unmittelbar erledigen. Interessant ist, wie die richtigen Angaben zusammenkommen. Wann begann die neue Beschäftigung? Welche Arbeitsstätte ist zugeordnet? An welchen Tagen wurde sie tatsächlich aufgesucht? Gab es im Jahr eine Veränderung? Diese Informationen können bereits in Ihren Unterlagen und Ihrer Vorbereitung enthalten sein.
Gestaltete Illustration eines möglichen Arbeitswegs; keine echte Kundensoftware.
Wir verwenden den vorhandenen Stand weiter. Ein neuer geordneter Arbeitsstand wird nicht allein deshalb verlangt, weil der bisherige mit KI entstanden ist. Wenn eine Angabe fehlt, wird konkret erklärt, welche Information für die Bearbeitung gebraucht wird. So bleibt der Aufwand auf die tatsächliche Aufgabe gerichtet.
Ein errechneter Betrag ist noch keine Erstattung
Die 1.231,20 Euro im Beispiel sind eine rechnerische Aufwandsgröße. Daraus folgt keine Auszahlung in gleicher Höhe. Die steuerliche Wirkung ergibt sich erst aus der persönlichen Jahresbetrachtung, den übrigen Angaben und den anzuwendenden Regeln. Für eine verständliche Beratung werden deshalb Ansatz und Ergebnis getrennt erklärt.
Bei gewöhnlichen Arbeitnehmereinkünften ist außerdem der Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 Euro zu berücksichtigen. Wenn im vereinfachten Beispiel keine weiteren anzusetzenden Werbungskosten hinzukommen und der Pauschbetrag vollständig greift, liegen die berechneten Fahrtaufwendungen nur 1,20 Euro darüber. Auch diese Differenz ist ein zusätzlicher Abzugsbetrag und keine Erstattung. Gerade deshalb betrachten wir die tatsächlichen Angaben gemeinsam. § 9 a EStG.
Das hilft auch bei Entscheidungen vor einer Veränderung. Ein kürzerer Arbeitsweg kann Zeit und tatsächliche Fahrtkosten reduzieren. Wie sich Gehalt, Wege, Arbeitszeiten und weitere persönliche Umstände zusammen auswirken, lässt sich als Variante betrachten. Die steuerliche Rechnung ist ein Teil dieser Entscheidung, nicht ihr einziger Maßstab.
Wenn sich das Jahr verändert hat
Ein Arbeitsplatzwechsel zur Jahresmitte passt nicht in eine einzige unveränderte Kilometerzeile. Eine saubere Vorbereitung ordnet die Zeiträume und ihre jeweiligen Grundlagen zu. Ihre KI kann Informationen dafür zusammenstellen, Widersprüche sichtbar machen und Rückfragen formulieren. Die weitere Bearbeitung baut darauf auf.
Für die persönliche Erklärung führen wir diese Angaben mit den elektronisch verfügbaren Daten und den weiteren beauftragten Themen zusammen. Die Frage nach dem Arbeitsweg steht dann neben dem tatsächlich erzielten Einkommen, der persönlichen Situation und anderen relevanten Veränderungen. Sie erhalten eine nachvollziehbare Berechnung und die vereinbarte Erledigung der Erklärung und Folgearbeit.
Wichtig ist dabei die Zuordnung zum Steuerjahr. Dieser Beitrag behandelt die geltende Regel für 2026. Eine Erklärung für ein früheres Jahr wird nach dem für dieses Jahr maßgeblichen Stand bearbeitet. Ein neuer Artikel macht eine ältere Berechnung nicht rückwirkend zu einer Berechnung für 2026.
Haben Sie bereits eine Übersicht und offene Fragen vorbereitet? Bringen Sie diese Grundlage mit. Gemeinsam führen wir Ihre tatsächlichen Veränderungen und die steuerliche Bearbeitung zu einem verständlichen Ergebnis zusammen.
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